应对工作中突发状况的混乱

08-05-2023 3 分钟阅读时长
混乱、突发状况
图源:

Pixabay 用户 Gerd Altmann

三部曲-保持理智、精力和专注力

想象一个满是消防员的站台。他们正清理午餐后的杂物,开始处理文件工作,突然,警报铃声响起!他们像熟练的芭蕾舞者一样协同行动,跃向制服,准备好车辆,跳上车。警笛呼啸着,他们奔向每一天都准备好应对的艰巨任务。

现在,想象一下我们的消防员缺少一项关键信息-正确的地址。他们疯狂地在街道上穿梭,希望能找到正确的地方,无论是车祸还是火灾。这不是一种非常低效的灭火方式吗?

现在,想象一下自己正在“站台”上工作—可能是你的办公桌或与同事一起开会的会议室,突然间,一声警报铃声响起。这是来自大老板“多要求先生”的紧急呼叫。你停下手头的工作,拿起笔记本电脑、电话和可能的一些文件,立刻投入工作。

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图源:Pixabay 用户 Mohamed Hassan

这有什么不对劲?如果您在紧急情况的肾上腺素推动下动作得太快,您可能会忘了为在正确范畴内完成优秀成品打好基础。您可能会跳过重要的元素,过度强调其他元素;或做得恰到好处,但在处理过程中却极度紧绷。

应对“火灾警报”有更好的方法。这是一个三步过程:专注当下;准备就绪;开始执行。

专注当下

人类有一种模仿周围人情绪和节奏的特质。当有人惊慌地说:“我们需要尽快统计数据”,我们往往会接过他们的狂热并把它变成自己的,积极地回应:“我将在三点前完成它!”但是,狂热是优质工作的敌人。

相反的,在刺激(紧急请求)和回应(即时开始)之间插入思考的时间。冷静停顿几秒钟或一分钟,将允许肾上腺素从您的系统中离开-随同任何暴躁或恐慌,以便您可以全心面对眼前的挑战。

微小的停顿也提供了一个快速核对实际情况的片刻。紧急问题是否真的紧急,还是基于假设或其需求具有灵活性?根据情况,您可以在当下澄清情况,如果面临火警是您的日常而非例外,则需重新审视。

充分准备

当发生火警时,它并不是在真空内发生的。它落在您已经计划要做的重要事情堆上。您必须重新安排和重新优先处理您的一天,以便有意识地处理所规划的工作和眼下要做的。放手一些事情,以给自己更多空间。如果需要,请寻求帮助。与您的老板和团队澄清优先事项,委派可能会在您缺席时出现问题的项目。

图源:Pixabay 用户 Mohamed Hassan

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现在,对紧急的项目进行反思,明晰目标,思考。你是否对需求、范围和交付成果的具体目标非常清晰?

如果没有,回到指派人那,提出必要的澄清问题,例如:

  • 你具体需要在什么时候完成这个任务?
  • 还有其他人需要参与吗?
  • 需要多少细节?
  • 还有什么需要我知道的吗?

问这些问题可能有些难度,但这是实现确切的预想目标的第一步。向"多要求先生"解释,你只是为了更准确、更高效地完成任务而提问。

开始执行

有了相应的充分专注和准备,全神贯注地投入项目,记得避免完美主义的过度。

这个简单的三部曲— “专注当下;充分准备;开始执行” —可以帮你保持理智、精力和专注度。下次遇到紧急情况时可以使用这些步骤。

 

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周妙錥(Meow Ee Chew)翻译

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技能

标注: 新兴领导力

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朱莉亚‧芳特(Juliet Funt)是 WhiteSpace at Work 的总裁。这是一家培训和咨询的公司,帮助组织、领导者和员工推翻业务常规来扩展他们的创造力、生产力与参与度。因其发人深省的内容和能立即采用的实用工具,她已经在处理生活与工作问题的“超载时代”中成为全国公认的专家,更是全世界组织变革的力量,帮助许多人找到自己的空缺并重新取回对工作的热情。她的客户包括许多《财富100强》企业并且扩及多个不同行业,同时她也是书本《思考一分钟》作者。
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