多少便是适当的会议数量?

04-05-2023 3 分钟阅读时长
会议、适量、职场
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Pixabay 用户 Mohamed Hassan

恰到好处的数量!

扩大企业规模是一段令人兴奋的旅程。建立一家拥有数十名员工(可能穿戴有酷炫标志的夹克和年度犒劳)一定规模的公司,是每个小企业所向往的。但对于我们公司来说,规模可能会以灵活性为代价。规模达到 "大孩子" 的水平可能意味着我们要接受期望值高的投资者、更复杂的客户以及管理更多员工的挑战。在我巅峰的时期,我想要的是规模,但我也想要轻松。这是一个简单的二分法,即同时渴望两件事,并有意识地选择最合理的途径。

在商业中,这种在两种有时对立的欲望之间的拉扯经常发生,但我们往往没有意识到。一个例子是 “接纳性” 与 “效率” 的简单二分法。我们希望 “慷慨地” 将人们纳入所有事情中-电子邮件、项目,尤其是会议。

然而,这种包容度的升级常常导致过分的仁慈,使我们反复牺牲效率,这反过来又会让人们感到痛苦。我们的良好意图,最终伤害了自己。

图源:Pixabay 用户 Jo_Johnston

这种包容的反应,源自于一种下意识的友善,就像主人在桌子周围放多一把椅子。但它使我们的日程表达到了灾难性的溢出水平,威胁着推动业务发展的基本结构。我们必须将更多的心思注入这个等式。那些在接纳-效率的钢丝上行走自如的领导者和团队使用了以下技巧:

评估你的亏损

不是你肚子里的,是你团队内部的。为了激励自己提倡更多的效率而不是接纳性,试着给不必要的会议设定一个数额。这是你八岁的孩子都能做的数学题。发出一份调查,询问人们有多少会议是他们既没有贡献也没有受益的。(令人震惊的是,这个数字通常在30%左右。)然后你可以按照这个公式,将报告的百分比转化为分钟、钱和币:

以每天浪费的会议时间为例 x 一个普通员工一小时的工资成本 x 你的员工人数 x 一周五天 x 每年50个工作周 =每年会议浪费的成本

以这样的方式计算会议,再加上其他五类工作场所的浪费,我们经常在客户的公司里看到每人每年浪费一百万。亲自算一算,应该会有足够的伤害,成为改变的催化剂。

供人们退出的选择

邀请并不是传票。在信任和效率的环境中,同事们自由地接受或拒绝会议邀请。他们做他们认为对企业最好的事情,而这些选择是被尊重的。每个人都会更加投入,因为他们得到了自主权这一无价的礼物。当你拒绝一个会议时,先策略性停顿,决定这个会议是否既不会给你的工作带来价值,更关键的是,你也不会给它带来独特的价值。拒绝会议有许多微妙之处,也有一些风险,因此,在执行计划之前,让一个伙伴来测试你的计划并确保你用来拒绝的尊重性措辞受正面接受,是明智的。一开始是可怕的,对资深人士来说要容易得多,但你可以练习它,特别是如果你的团队正在集体努力,重新平衡对包容性和效率的关注。

关注无聊感

如果你在会议上感到无聊,这可能是不可避免的,它只是工作的一部分。或者,如果你让自己感受一下,无聊可能成为宝贵的指标,证明你在特定时刻身处在错的地方。问问自己为什么会感到无聊。你是在现场的错误人选吗?你和里头的其他人相比是多余的吗?如果你坐在一个感觉无聊的会议中-你撇开在电子上进行多任务处理的分心(和刺激)-你会更清楚地看到你的情况,这时你可以开始更谨慎地计划你对下一次会议邀请的回应。

不要让(日历上)颜色接触

一旦你进入了正确的、经过编辑的会议数量,你应该看到你的日历上出现了更多的白色空间(字面意思)。这时要遵循的基本规则是 "永远不要让颜色接触"。如果你的日历上的色块都碰在一起,你就没有一分钟的时间来反思之前的会议,为即将到来的会议做计划,或者休息一下,让自己振作精神。试着在每一次会议之间留出5、10或15分钟的空白。在许多团队文化中,日程表是一本公开的书,任何人都可以在有空间的地方插入会议。这是丹特的日历管理,所以尽可能地关闭那个选项。

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牢记这些简单的解决方法,可以在我们掉回熟悉的选择包容而非效率(然后抱怨而不是改变它)的异常循环之前,停下自己和我们的团队成员。我们可以利用这些微调整,照亮他们最擅长的事情,享受会议:在丰富、生动的环境中把人们聚集在一起,让令人兴奋的工作成为现实。

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周妙錥(Meow Ee Chew)翻译

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朱莉亚‧芳特(Juliet Funt)是 WhiteSpace at Work 的总裁。这是一家培训和咨询的公司,帮助组织、领导者和员工推翻业务常规来扩展他们的创造力、生产力与参与度。因其发人深省的内容和能立即采用的实用工具,她已经在处理生活与工作问题的“超载时代”中成为全国公认的专家,更是全世界组织变革的力量,帮助许多人找到自己的空缺并重新取回对工作的热情。她的客户包括许多《财富100强》企业并且扩及多个不同行业,同时她也是书本《思考一分钟》作者。
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