“谁”掌管“什么”的巨大疑问

10-05-2023 3 分钟阅读时长
明晰度,管理
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Pixabay 用户 GraphicMama-team

明晰度是一份大礼

令人惊讶地,有时困扰最聪明的人的,是一些最简单的事。其中一个过程本是简单,实际上却不是的范畴,就是将项目或惯例任务的责任分配给各方。我无法说出领导者和个人有多频繁地向我抱怨的一个简单的分工问题:团队不知道谁做什么。

与忙碌的商业世界中的其他事情一样,针对情况稍作思考会创造奇异的效果。聪明的人如果能减速并花这个时间,就可以解决大多数问题。但是,由于追求快速前进的欲望往往优先于深思的过程,所以他们不这样做。

以下是领导者和个人可以采纳或改造的三个步骤,涉及分配工作的方式,以期为更简洁、更轻松的执行和更少的互做假设铺路。

第一步:针对乱局的深入分析

独自花些时间来审视你的工作分配大局:哪些方面行不通以及哪些方面并不顺遂。到一家咖啡店,关掉所有电子设备,与眼前的一本便签和一支好笔,思考手头的问题:你是否对某些范畴的的职责并不清楚,或者被告知你越位;或有所遗漏?

你的团队成员或同事是否总让你失望;或支持你的所有努力?这种尖锐的理解是关键。将它们统整并开始写下你认为缺乏明晰度的地方、人员、和情况。

如果你是一名领导者,请别忘了好好往内自视自己的行为方式,看看你是否在分配工作时是混乱的、匆忙的、或遗漏了那些置人们于高效快捷的关键细节。深入思考分配任务的时刻。例如,我有一个直接跳到需要完成的任务的坏习惯,而没有为每个有参与的人明晰大蓝图。我认识的其他领导者则相反的,说明了目标和愿景,但没有分享途上的细节。作为一个支配者,你的资产和弱点是什么?

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第二步:搜索重置角色和预设的机会

接下来,你可以独自或与一些盟友一起为此过程做一个列表,列出即将到来或经常发生的,最有可能让你能够比以前更清晰地阐述角色和责任的时机。

任何“全新开始”的时刻都可以成为一个不错的选择,例如:

  • 与潜在的新雇员进行面试时
  • 在你迎来新员工时
  • 当你接受一个新的工作时
  • 当你被晋升时
  • 当你开始新的季度时
  • 当你开始新的项目时
  • 当你经历变化,比如重组、并购事件或任何形式的转型时

这些干净的起点都可以让你加入新的阐述。

受委派人:

与其在抱怨制度、现状或任何一个具体的委派人,不如看看你能否在上述提及的任何一个关键时刻提出正确的澄清问题。花点时间自我反思,找出模糊点,然后勇敢地指出来。

委派人:

退后一步,看看你可以更直接地做哪些事,以及你可以将每个人的角色分开和简化的地方。在每个角落寻找假设的可能,比如假设人们会知道该做什么,假设你已经讲清楚了,以及假设人们会在困惑时寻求帮助。用具体的结构来对应每一个假设。

在制定计划时,讨论电子邮件抄送协议,提前决定哪个团队需要抄送工作的哪些部分。例如,项目经理可能希望接收所有内容的抄送,以看到整个宏观情况,但执行项目的团队成员通常可以在许多信息条中被列外,从而节省大量时间。

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第三步:反复试验获得成功

现在,将您的新认识和意图,带入到混乱的视觉辅助工具的第一版本,既一个用于所有委派和任务划分的检查清单或图表。在您制作出将一切变得像完整了的华丽,带有公司品牌的幻灯片和文档之前,先选择像Excel和Word这样的简单工具。您需要的是一个草图,以便您可以随心所欲不会感觉自己正破坏做好了的成品地持续调整和改进您的流程。

在一对一会议、项目等的实践上使用你所创建的灵活工具,并不断与自己和他人交流,了解自己是否在正确的轨道上或正在复杂化它。在开始简化任务的新方式后,在日历上标记三到六个月后再次前往咖啡店,一样只携带基本的工具,去评估你所取得的进展或仍需改进的地方。

清晰度是一份巨大的礼物。专注是卓越的朋友。灰狗之所以在比赛中追逐机械兔时跑得飞快,是因为这是他们视野中唯一的事物,他们唯一感兴趣的对象。帮助自己或团队选择正确的兔子,然后你们可以奔跑,奔跑,奔跑!

 

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周妙錥(Meow Ee Chew)翻译

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技能

标注: 新兴领导力

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朱莉亚‧芳特(Juliet Funt)是 WhiteSpace at Work 的总裁。这是一家培训和咨询的公司,帮助组织、领导者和员工推翻业务常规来扩展他们的创造力、生产力与参与度。因其发人深省的内容和能立即采用的实用工具,她已经在处理生活与工作问题的“超载时代”中成为全国公认的专家,更是全世界组织变革的力量,帮助许多人找到自己的空缺并重新取回对工作的热情。她的客户包括许多《财富100强》企业并且扩及多个不同行业,同时她也是书本《思考一分钟》作者。
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