Semua Pekerjaan Terlihat Mendesak? Mana yang Harus Dikerjakan Lebih Dulu?

Suka membaca artikel seperti ini? Subscribe newsletter kami dan dapatkan insight terbaru setiap bulan.

Anda tiba di kantor pada pagi hari dan perlahan-lahan membuka laptop. Belum sempat mulai bekerja, Anda sudah melihat beberapa email yang belum dibalas, tugas baru yang masuk secara bersamaan, dan pesan WhatsApp yang masih belum dibaca.

Semuanya mulai terlihat mendesak.

Akhirnya, Anda bingung harus mulai dari mana.

Sebelum mencoba mengerjakan semuanya secara bersamaan, tarik napas dan berhenti sejenak. Ketika terlalu banyak hal yang perlu dilakukan, langkah pertama yang harus diambil adalah menentukan apa yang benar-benar perlu diprioritaskan.

1. Buat Daftar Semua Tugas

Jangan mencoba mengingat semuanya di kepala. Catat semua hal yang perlu dikerjakan agar Anda dapat melihat keseluruhan tugas dengan lebih jelas.

Dari daftar tersebut, tandai mana yang harus diselesaikan hari ini dan mana yang masih bisa dikerjakan nanti.

Terkadang, suatu tugas terlihat lebih mendesak hanya karena baru saja muncul di hadapan kita.

2. Tanyakan: "Mana yang Harus Diselesaikan Lebih Dulu?"

Perhatikan tenggat waktu dan dampak dari setiap tugas.

Jika suatu tugas ditunda, apakah hal itu akan menghambat pekerjaan orang lain? Apakah tugas tersebut melibatkan klien, tenggat waktu proyek, atau hal lain yang tidak bisa ditunda?

Jika ya, tugas tersebut mungkin perlu diprioritaskan.

Jika tidak, Anda mungkin bisa menyelesaikannya setelah tugas yang lebih penting selesai.

Baca Juga: 7 Cara Meningkatkan Efektivitas Diri

3. Bedakan antara Mendesak dan Penting

Tidak semua hal yang diberi keterangan "ASAP" (sesegera mungkin) harus langsung dikerjakan saat itu juga.

Suatu tugas bisa saja penting, tetapi tidak harus diselesaikan sekarang. Di sisi lain, sesuatu yang terlihat mendesak mungkin sebenarnya tidak memberikan dampak besar jika dikerjakan sedikit lebih lambat.

Coba tanyakan kepada diri sendiri:

"Apa yang akan terjadi jika saya mengerjakannya nanti?"

Jawaban dari pertanyaan tersebut dapat membantu Anda menentukan apakah suatu tugas benar-benar perlu didahulukan.

4. Fokus pada Satu Hal dalam Satu Waktu

Ketika banyak pekerjaan menunggu, multitasking mungkin terlihat seperti cara tercepat untuk menyelesaikan semuanya.

Namun, terlalu sering berpindah dari satu tugas ke tugas lainnya justru dapat membuat kita semakin sulit fokus dan lebih mudah melakukan kesalahan.

Pilih satu tugas yang paling penting dan berikan perhatian penuh pada tugas tersebut sebelum beralih ke pekerjaan berikutnya.

Ini bukan tentang siapa yang mampu mengerjakan paling banyak pekerjaan dalam satu waktu. Yang lebih penting adalah bagaimana pekerjaan tersebut dapat diselesaikan dengan baik.

5. Jika Semuanya Mendesak, Komunikasikan

Ada kalanya terlalu banyak tugas memang datang secara bersamaan. Dalam situasi seperti ini, jangan merasa bahwa Anda harus menyelesaikan semuanya seorang diri.

Jika Anda tidak yakin mana yang harus didahulukan, jangan ragu untuk bertanya.

Contohnya:

Saya memiliki beberapa tugas yang perlu diselesaikan. Mana yang sebaiknya saya prioritaskan terlebih dahulu?

Pertanyaan sederhana ini dapat membantu Anda mendapatkan arahan yang lebih jelas mengenai prioritas pekerjaan, terutama ketika beberapa tugas memiliki tenggat waktu yang hampir bersamaan.

Baca Juga: Strategi Mengatasi Sumbatan Komunikasi di Tempat Kerja

Jangan Biarkan Rasa Panik Menentukan Prioritas Anda

Ketika terlalu banyak hal yang perlu dilakukan, kita mudah merasa bahwa semuanya harus dikerjakan sekarang juga.

Namun, sibuk belum tentu berarti produktif.

Terkadang, hal paling produktif yang bisa kita lakukan justru berhenti sejenak, melihat kembali seluruh tugas yang ada, dan menentukan apa yang benar-benar perlu dikerjakan terlebih dahulu.

Masalahnya bukan karena kita kurang rajin. Terkadang, kita hanya belum memiliki kejelasan tentang apa yang seharusnya diprioritaskan.