Meningkatkan Produktivitas dengan Mengubah Pilihan Bawaan

Artikel ini juga tersedia dalam Bahasa Inggris.

Baru-baru ini, saya berkesempatan menghabiskan waktu bersama Korps Insinyur Angkatan Darat Amerika Serikat (U.S. Army Corps of Engineers). Jika Anda belum begitu mengenal organisasi ini, mereka adalah salah satu institusi luar biasa yang bekerja di balik layar untuk menjaga berbagai aspek penting di Amerika Serikat tetap berjalan dengan baik. Mereka membangun fasilitas militer, mengelola bendungan, jalur perairan, sistem pengendalian banjir, serta berbagai infrastruktur penting. Hasil kerja mereka dirasakan oleh jutaan orang, meskipun banyak yang mungkin tidak pernah mengetahui nama organisasinya.

Seperti organisasi besar pada umumnya, mereka juga menghadapi tantangan yang tidak asing. Seiring waktu, pekerjaan terus bertambah. Proses persetujuan semakin banyak. Laporan terus menumpuk. Persyaratan baru terus ditambahkan di atas aturan-aturan lama. Tidak ada yang sengaja merancang birokrasi menjadi serumit ini. Semua itu hanya berkembang sedikit demi sedikit.

Namun, yang paling menarik perhatian saya adalah cara mereka mengatasi tumpukan pekerjaan yang terus bertambah tersebut. Alih-alih mempersulit penghapusan suatu persyaratan, mereka justru mempersulit penambahan persyaratan baru. Kini, setiap tim proyek memulai pekerjaannya dengan proses minimum yang benar-benar diwajibkan. Jika seseorang ingin menambahkan proses peninjauan, persetujuan, atau lapisan pengawasan baru, mereka harus mampu memberikan alasan mengapa penambahan tersebut memang diperlukan.

Sekilas, perbedaannya mungkin terdengar sederhana. Nyatanya, tidak demikian.

Menciptakan Hambatan ke Arah yang Tepat

Sebagian besar organisasi memiliki asumsi yang tidak terlihat dalam cara mereka beroperasi: segala sesuatu akan tetap dipertahankan sampai ada seseorang yang berjuang untuk menghapusnya. Perlu rapat tambahan? Tentu saja. Perlu laporan baru? Tidak ada salahnya. Perlu satu lagi tahap persetujuan? Lebih baik berjaga-jaga daripada menyesal. Menambahkan sesuatu terasa mudah, sedangkan menguranginya membutuhkan izin, perdebatan, dan keberanian.

Pada akhirnya, para pemimpin menghabiskan begitu banyak energi untuk memangkas sistem yang sudah telanjur membengkak, padahal sejak awal mereka tidak pernah berniat merancang sistem seperti itu. Dalam pekerjaan saya, saya menghabiskan banyak waktu membantu berbagai organisasi menyederhanakan proses kerja mereka. Namun, mungkin selama ini kita sedang melawan masalah yang keliru. Mungkin pertanyaan yang lebih tepat adalah:

Di bagian mana organisasi kita tanpa sadar membuat penambahan jauh lebih mudah daripada pengurangan?

Bagaimana jika setiap rapat rutin memiliki tanggal berakhir secara otomatis? Bagaimana jika setiap laporan hanya berlaku selama enam bulan, kecuali ada seseorang yang dapat memberikan alasan untuk memperpanjangnya? Bagaimana jika setiap tahapan persetujuan harus membuktikan bahwa keberadaannya memang masih diperlukan, alih-alih diam-diam menjadi aturan permanen?

Perhatikan apa yang sedang terjadi. Kita tidak lagi meminta setiap individu memiliki disiplin yang luar biasa. Kita sedang merancang ulang sistem agar pilihan yang lebih baik menjadi pilihan bawaan.

Mengapa Pilihan Bawaan Lebih Berpengaruh daripada Disiplin

Apa yang dilakukan oleh Korps Insinyur Angkatan Darat Amerika Serikat mengingatkan saya pada salah satu penelitian paling terkenal dalam bidang ekonomi perilaku (behavioral economics). Peneliti Eric Johnson dan Daniel Goldstein membandingkan tingkat donor organ di berbagai negara Eropa dan menemukan sesuatu yang sangat menarik.

Di negara-negara yang mewajibkan warganya untuk mendaftar (opt in) agar menjadi donor organ, tingkat partisipasinya hanya berkisar antara 4% hingga 27%. Sebaliknya, di negara-negara tetangganya yang secara otomatis menetapkan setiap warga sebagai donor organ, sementara mereka hanya perlu mengundurkan diri (opt out) jika tidak ingin berpartisipasi, tingkat donor secara konsisten melampaui 90%.

Coba pikirkan. Budaya masyarakatnya tidak jauh berbeda, begitu pula nilai-nilai yang mereka anut. Yang berbeda hanyalah pilihan bawaannya (default). Satu keputusan dalam merancang sistem tersebut menghasilkan salah satu perubahan perilaku terbesar yang pernah didokumentasikan. Mengapa? Karena pilihan bawaan memiliki pengaruh psikologis yang sangat kuat. Pilihan tersebut terasa sebagai jalur yang direkomendasikan, membutuhkan usaha yang lebih sedikit, dan pada akhirnya sebagian besar orang akan mengikutinya.

Organisasi juga bekerja dengan cara yang sama. Ketika pilihan bawaannya adalah "tambahkan satu lapisan lagi", lapisan demi lapisan akan terus bertambah. Namun ketika pilihan bawaannya berubah menjadi "jelaskan mengapa proses ini perlu ada", perilaku yang muncul pun akan sangat berbeda.

Korps Insinyur Angkatan Darat Amerika Serikat tidak meminta orang-orang bekerja lebih keras untuk melawan birokrasi. Sebaliknya, mereka mengubah cara kerja sistem yang sejak awal menciptakan birokrasi tersebut.

Sistem Terbaik Melindungi Manusia dari Sifat Alaminya

Salah satu hal yang paling saya hargai dari pendekatan Korps Insinyur Angkatan Darat Amerika Serikat adalah pengakuannya terhadap sifat dasar manusia. Ketika diberi pilihan, sebagian besar dari kita cenderung menambahkan sesuatu, dan biasanya dilakukan dengan niat yang baik. Kita menambah aturan karena ingin mengurangi risiko, ingin membantu, atau karena merasa bahwa lebih banyak selalu lebih aman daripada lebih sedikit.

Solusinya bukan meminta setiap orang menjadi sosok yang sangat minimalis. Solusinya adalah merancang sistem sehingga kesederhanaan menjadi pilihan yang muncul secara otomatis. Karena itu, saya ingin meninggalkan satu pertanyaan untuk Anda renungkan:

Di bagian mana dalam organisasi Anda, tanpa disadari, penambahan telah menjadi pilihan bawaan?

Sebab, terkadang keputusan kepemimpinan yang paling membawa perubahan bukanlah meminta orang-orang Anda berubah, melainkan mengubah cara sistem dirancang sehingga setiap orang memiliki peluang yang lebih besar untuk berhasil.

Artikel ini juga diterbitkan melalui akun LinkedIn Juliet Funt.