Ubah Tabiat Lalai, Tingkatkan Produktiviti

Baru-baru ini, saya berpeluang meluangkan masa bersama Kor Jurutera Tentera Darat Amerika Syarikat (U.S. Army Corps of Engineers). Jika anda kurang mengenali organisasi ini, mereka merupakan salah satu institusi penting yang memastikan sebahagian besar negara berfungsi di sebalik tabir.

Mereka membina kemudahan ketenteraan, mengurus empangan, laluan air, perlindungan banjir dan infrastruktur kritikal. Kerja mereka memberi kesan kepada jutaan orang yang mungkin tidak pernah mengenali nama mereka.

Seperti mana-mana organisasi besar, mereka berdepan dengan cabaran yang biasa berlaku: dari semasa ke semasa, tugasan semakin bertambah.

Proses kelulusan semakin banyak. Laporan semakin bertimbun. Keperluan baharu terus ditambah di atas proses lama.

Tiada siapa yang sengaja mereka bentuk birokrasi seperti ini. Ia berlaku secara perlahan-lahan.

Namun, perkara yang menarik perhatian saya ialah pendekatan baharu mereka dalam menangani timbunan tugasan yang semakin meningkat ini:

Daripada menjadikan proses menghapuskan sesuatu keperluan sebagai perkara yang sukar, mereka menjadikan proses menambah keperluan baharu sebagai sesuatu yang sukar.

Pasukan projek kini bermula dengan proses minimum yang diperlukan. Jika seseorang ingin menambah semakan tambahan, satu lagi kelulusan atau lapisan pemantauan baharu, mereka perlu memberikan justifikasi mengapa perkara tersebut perlu ditambah.

Perbezaan ini mungkin kelihatan kecil.

Namun, hakikatnya ia membawa perubahan besar.

Mencipta Halangan ke Arah yang Betul

Kebanyakan organisasi mempunyai satu andaian operasi yang tidak kelihatan:

Sesuatu akan terus kekal sehingga seseorang berusaha untuk menghapuskannya.

Perlu adakan satu lagi mesyuarat? Boleh.

Perlu sediakan satu lagi laporan? Tidak salah.

Perlu tambah satu lagi kelulusan? Lebih baik berhati-hati.

Menambah sesuatu adalah mudah, tetapi mengurangkannya memerlukan kebenaran, perbincangan dan keberanian.

Akhirnya, pemimpin menghabiskan banyak tenaga untuk mengurangkan sistem yang terlalu kompleks—sistem yang sebenarnya tidak pernah mereka reka dengan sengaja sejak awal.

Dalam pekerjaan saya, saya banyak membantu organisasi memudahkan proses kerja.

Namun, mungkin itu bukan pertempuran yang sebenar.

Mungkin soalan yang lebih baik ialah:

Di manakah kita secara tidak sengaja menjadikan penambahan sesuatu lebih mudah berbanding pengurangan?

Bagaimana jika setiap mesyuarat tetap mempunyai tarikh tamat?

Bagaimana jika setiap laporan perlu diperbaharui selepas enam bulan hanya jika seseorang dapat memberikan alasan kukuh untuk meneruskannya?

Bagaimana jika setiap langkah kelulusan perlu membuktikan mengapa ia masih diperlukan, bukannya terus menjadi proses kekal tanpa dipersoalkan?

Perhatikan apa yang berlaku.

Kita tidak lagi meminta individu untuk menunjukkan disiplin luar biasa.

Sebaliknya, kita mereka bentuk sistem supaya pilihan yang lebih baik menjadi pilihan lalai.

Mengapa Pilihan Lalai Lebih Berpengaruh Berbanding Disiplin?

Apa yang dilakukan oleh Kor Jurutera Tentera Darat Amerika Syarikat mengingatkan saya kepada salah satu kajian paling terkenal dalam bidang ekonomi tingkah laku.

Penyelidik Eric Johnson dan Daniel Goldstein membandingkan kadar pendermaan organ di beberapa negara Eropah dan menemui sesuatu yang menarik.

Di negara yang rakyatnya perlu memilih (opt in) untuk menjadi penderma organ, kadar penyertaan hanya sekitar 4% hingga 27%.

Namun, di negara yang rakyatnya secara automatik dianggap sebagai penderma dan hanya perlu memilih untuk keluar (opt out), kadar penyertaan secara konsisten melebihi 90%.

Fikirkan perkara ini.

Budaya masyarakat tersebut tidak jauh berbeza. Nilai dan pandangan individu juga tidak berubah secara drastik.

Perbezaannya hanyalah pilihan lalai.

Satu perubahan kecil dalam reka bentuk sistem menghasilkan kesan tingkah laku yang sangat besar.

Mengapa?

Kerana pilihan lalai mempunyai pengaruh psikologi yang kuat.

Ia kelihatan seperti pilihan yang disarankan, memerlukan usaha yang lebih sedikit dan kebanyakan orang cenderung mengikutinya.

Organisasi juga berfungsi dengan cara yang sama.

Apabila pilihan lalai ialah:

“Tambah satu lagi lapisan.”

Maka lapisan baharu akan terus terkumpul.

Namun, apabila pilihan lalai berubah menjadi:

“Jelaskan mengapa perkara ini masih diperlukan.”

Tingkah laku yang berbeza akan mula muncul.

Kor Jurutera Tentera Darat Amerika Syarikat tidak meminta individu untuk melawan birokrasi dengan lebih kuat.

Sebaliknya, mereka mengubah struktur sistem yang mencipta birokrasi tersebut sejak awal.

Sistem Terbaik Melindungi Manusia daripada Sifat Semula Jadi Mereka

Salah satu perkara yang paling saya hargai tentang pendekatan Kor Jurutera Tentera Darat Amerika Syarikat ialah mereka memahami sesuatu yang sangat manusiawi:

Apabila diberi pilihan, kebanyakan daripada kita cenderung untuk menambah sesuatu—dengan niat yang baik.

Kita menambah kerana ingin mengurangkan risiko, membantu orang lain atau kerana merasakan lebih banyak perkara adalah lebih selamat berbanding kurang.

Penyelesaiannya bukanlah meminta individu menjadi terlalu minimalis.

Sebaliknya, penyelesaiannya ialah mereka bentuk sistem yang menjadikan kesederhanaan dan kecekapan sebagai pilihan automatik.

Jadi, persoalan yang perlu kita fikirkan ialah:

Di manakah dalam organisasi anda, anda secara tidak sengaja menjadikan penambahan sesuatu sebagai pilihan lalai?

Kerana kadangkala, keputusan kepimpinan yang paling memberi perubahan bukanlah meminta orang lain berubah.

Sebaliknya, ia adalah mengubah kerangka kerja supaya semua orang mempunyai peluang yang lebih baik untuk mencapai kejayaan.
Artikel ini mungkin menarik minat anda:

Rahsia Produktiviti: Berhenti Membandingkan Gaji, Mulakan Menghargai Proses