Budaya Dibangun oleh Manajer yang Mengelola Friksi

Belakangan ini, saya banyak merenungkan bagaimana budaya organisasi sering kali dibangun oleh para pemimpin yang tahu cara mengelola friksi.

Semakin diinginkan suatu perilaku, semakin sedikit friksi yang seharusnya ada. Sebaliknya, semakin tidak diinginkan suatu perilaku, semakin besar friksi yang seharusnya diberikan. Kedengarannya sederhana. Namun, saya rasa banyak organisasi justru melewatkan hal ini.

Kita menghabiskan banyak waktu membahas nilai-nilai perusahaan. Tentang pola pikir. Tentang employee engagement. Tentang transformasi. Namun, sangat sedikit waktu yang digunakan untuk mengajukan pertanyaan yang sangat praktis:

Seberapa sulit sebenarnya bagi orang untuk melakukan perilaku yang kita katakan kita inginkan?

Lihat saja berbagai program di tempat kerja, platform apresiasi, tools umpan balik, sistem pembelajaran, portal kesejahteraan, atau kanal inovasi. Sebagian besar tidak gagal karena idenya buruk.

Mereka gagal karena jalurnya merepotkan.

Login tambahan. Antarmuka yang membingungkan. Tahap persetujuan yang lambat. Halaman yang sulit ditemukan. Formulir yang terlalu panjang. Proses yang terasa seperti mengurus visa hanya untuk mengucapkan “terima kasih” kepada rekan kerja.

Lalu para pemimpin duduk dalam rapat dan bertanya-tanya mengapa tingkat partisipasinya rendah. Padahal jawabannya sering kali sangat sederhana dan kurang menarik: Perilakunya tidak gagal. Jalurnya yang gagal.

Karena itulah saya terus kembali pada gagasan bahwa para pemimpin, sadar atau tidak, sebenarnya adalah pengelola friksi.

Jika Anda ingin membangun budaya apresiasi, tetapi seseorang harus melewati enam klik, login, menu dropdown, dan persetujuan manajer hanya untuk memberikan apresiasi, izinkan saya menghemat waktu Anda: Anda tidak memiliki budaya apresiasi. Anda memiliki rintangan apresiasi.

Jika Anda menginginkan budaya umpan balik, tetapi memberikan umpan balik terasa berisiko, birokratis, atau melelahkan, jangan berharap orang tiba-tiba menjadi pejuang keterbukaan yang berani. Mereka akan memilih diam.

Jika Anda menginginkan budaya belajar, tetapi mengakses platform pembelajaran terasa lebih sulit daripada menonton dokumenter di Netflix, orang akan terus menundanya dan akhirnya berkata bahwa mereka “terlalu sibuk”.

Di sinilah banyak pemimpin keliru memahami budaya organisasi. Mereka mengira budaya sebagian besar adalah masalah inspirasi. Maka mereka berkomunikasi lebih banyak. Padahal budaya sering kali merupakan masalah desain.

Dan inti dari desain adalah friksi.

Apa yang kita buat mudah? Apa yang kita buat sulit? Apa yang kita hilangkan? Apa yang kita wajibkan? Apa yang kita otomatisasi? Apa yang kita kubur di bawah lapisan proses yang begitu rumit hingga hanya orang-orang paling gigih yang mau melakukannya?

Baca Juga: Dari Makan hingga Makna: Bagaimana Makan Bersama Mengurangi Gesekan dalam Tim

Saya sangat percaya bahwa budaya akan berkembang mengikuti jalur dengan hambatan paling kecil. Karena itu: Jika Anda ingin lebih banyak perilaku tertentu, kurangi friksinya. Jika Anda ingin mengurangi suatu perilaku, tingkatkan friksinya.

• Ingin kolaborasi lebih banyak? Permudah akses lintas fungsi.
• Ingin lebih banyak apresiasi? Jadikan penghargaan cepat dan sederhana.
• Ingin lebih banyak coaching? Jadikan bagian dari ritme kerja manajer, bukan aktivitas tambahan yang bersifat opsional.
• Ingin mengurangi politik kantor? Tingkatkan transparansi. Tetapkan aturan pengambilan keputusan. Kurangi jalur pengaruh yang tersembunyi.
• Ingin mengurangi budaya pemadaman kebakaran yang reaktif? Paksa adanya jeda sebelum eskalasi. Tambahkan refleksi sebelum tindakan. Bangun friksi pada perilaku impulsif.

Inilah alasan mengapa beberapa budaya organisasi yang buruk begitu sulit diubah. Bukan karena orang-orangnya jahat. Bukan pula karena nilai-nilai organisasinya salah. Melainkan karena sistem membuat perilaku yang salah menjadi mudah dilakukan. Bergosip itu mudah. Menyalahkan orang lain itu mudah. Menaikkan masalah ke level lebih tinggi tanpa menyelesaikannya itu mudah. Diam itu mudah. Menghindar itu mudah.

Sementara itu, perilaku yang benar justru mahal. Memberikan umpan balik yang berkualitas terasa sulit. Apresiasi tersembunyi di balik proses yang rumit. Belajar terasa merepotkan. Kolaborasi berjalan lambat. Meminta bantuan terasa berbahaya.

Lalu kita bertanya-tanya mengapa budaya tidak berubah. Tentu saja tidak berubah. Sistem sedang melatih perilaku orang setiap hari.

Jadi, berikut latihan kepemimpinan yang sangat praktis. Pilih satu perilaku sukarela yang paling penting bagi budaya organisasi Anda saat ini. Misalnya:

• Apresiasi
• Umpan balik
• Pembelajaran
• Coaching
• Berbagi pengetahuan
• Kolaborasi

Kemudian lakukan sesuatu yang cukup radikal: Jalani sendiri seluruh prosesnya.

Mulailah dari titik awal yang benar-benar dialami karyawan. Gunakan stopwatch. Hitung setiap klik. Setiap login. Setiap halaman yang harus dimuat. Setiap guliran layar. Setiap momen kebingungan. Setiap langkah yang mungkin membuat seseorang berkata: "Sudahlah, tidak jadi."

Catat semuanya. Lalu lingkari langkah yang paling panjang, paling rumit, dan paling menjengkelkan. Hapus langkah itu minggu ini. Bukan kuartal depan. Minggu ini. Karena langkah yang membunuh partisipasi hampir tidak pernah menjadi topik yang dibahas dalam presentasi strategi. Biasanya justru bagian kecil yang menghambat di tengah proses. Dan hambatan kecil seperti itu berbahaya karena bekerja secara diam-diam.

Orang jarang mengeluh. Mereka hanya berhenti berpartisipasi.

Karena itu, para pemimpin harus belajar memahami friksi. Sebab budaya bukan hanya tentang apa yang Anda khotbahkan. Budaya adalah apa yang sistem Anda izinkan untuk terjadi dengan mudah.

Jadi ya, bangunlah visi. Ya, bicarakan nilai-nilai organisasi. Ya, inspirasi orang-orang. Tetapi setelah pidato selesai, periksalah jumlah klik yang harus mereka lakukan. Karena pada akhirnya, pemimpin yang hebat adalah mereka yang mampu menciptakan jalur yang jelas menuju perilaku yang mereka harapkan.

Dan pada akhirnya pula, begitulah budaya benar-benar dibangun.

Budaya (didukung oleh Happily.ai) membantu tim HR mendeteksi tanda-tanda awal ketegangan melalui pulse check real-time dan insight sentimen karyawan. Jelajahi Budaya hari ini.