Refleksi Satu Tahun di Dunia HR

Artikel ini merupakan bentuk apresiasi sekaligus rasa syukur atas perjalanan hidup yang saya jalani. Satu tahun berproses sebagai seorang HR, dimulai dari posisi Internship, kemudian HR Business Partner, hingga HR Operations saat ini. Berikut adalah catatan berharga yang saya harap dapat diabadikan sebagai bagian dari proses belajar dan bekerja. Semoga tulisan ini dapat membantu banyak orang :)

Berikut adalah pelajaran yang saya dapatkan. Sekaligus beberapa tips untuk HR pemula, khususnya di area recruitment dan training.

1. Pelajari dan Pahami Fondasi Dasar

Definisi, peraturan, prosedur, dan berbagai hal mendasar lainnya. Informasi dasar ini sering kali terlewat karena kita terlalu mengutamakan “pengalaman”, dibanding benar-benar memahami apa yang seharusnya dilakukan dan diketahui.

Mulai dari filosofi perusahaan, aturan ketenagakerjaan, hingga detail kompensasi dan benefit karyawan. Pahami apa yang sedang dikerjakan. Bagi saya, pemahaman ini menambah makna dari setiap aktivitas yang dilakukan. Ibarat tubuh yang lengkap dengan jiwa. Ada isi dan tujuannya jelas. Dosen saya juga sering berpesan, “Teori sama pentingnya dengan praktik, jangan pernah menyepelekan hal tersebut.” 

Know what you are doing.

2. Memiliki Senior yang Baik adalah Sebuah Privilege (Keuntungan)

Membaca berbagai cerita teman-teman di LinkedIn membuat saya sadar bahwa tidak semua orang memiliki atasan atau senior yang suportif. Itulah kenapa saya benar-benar menghargai ini. Di sekitar saya, banyak atasan dan senior yang gemar berbagi pengalaman dan tips. Dari sanalah saya belajar, berdiskusi, brainstorming, and steal those golden experiences.

Work ethic mereka, cara menghadapi situasi yang penuh ketidakpastian, hingga filosofi hidup yang mereka pegang. Setidaknya, temukan satu orang yang bisa menjadi rekan diskusi dan tempat belajar selama bekerja. Menurut saya, ini adalah kebutuhan dasar bagi siapa pun yang baru memasuki dunia kerja. Tapi tolong, temukan yang tepat :)

3. Bangun Koneksi dengan User dan Banyak Bertanya

Salah satu keuntungan bekerja di posisi HR adalah kesempatan untuk mengenal banyak orang. Mengelola proses recruitment membuat saya sering berdiskusi dengan para user terkait kriteria kandidat yang mereka butuhkan. Di samping itu, saya senang bertanya terkait pekerjaan yang mereka lakukan. Istilah-istilah yang saya tidak pahami. Bahkan menanyakan "bagaimana ia bisa sampai di posisi saat ini"

Selain memperluas koneksi, sebagai seorang observer, saya jadi lebih memahami tipe kandidat yang sesuai dengan kebutuhan user. 

Recruitment hacks: getting to know your users is extremely important.

4. Tingkatkan dan Asah Keterampilan

Komunikasi, negosiasi, observasi perilaku, interview, attention to detail, administrasi, serta strategic thinking (dan kemudian menciptakan perbaikan).

(Tunggu sebentar. Aku ingin mengambil waktu sejenak untuk mengatakan bahwa aku benar-benar bersyukur punya latar belakang psikologi. Itu sangat membantu.)

Bagi saya, skil adalah hal yang harus terus diasah. Tidak pernah ada kata cukup. Bagai pisau, skil akan menjadi tumpul jika tidak pernah di asah atau digunakan.

Baca Juga: Berhenti Berteori, Saatnya HR Membuktikan Aksi

5. Kamu adalah Wajah Perusahaan

Nilai ini saya pegang dengan sangat kuat. Seorang recruiter adalah cerminan kualitas perusahaan. Ketepatan waktu, kesiapan, cara berbicara, hingga bagaimana memperlakukan kandidat. Kebiasaan yang saya jaga sejak awal hingga sekarang adalah menyambut dan mengantarkan kandidat dengan baik. Tidak lupa dengan sapaan “お疲れ様でした (otsukaresama deshita)” atau ucapan terima kasih atas usaha dan waktu yang telah mereka berikan.

Feel appreciated.

Recruitment Area

• Learn-Learn-Learn: Hal yang sangat saya sukai. Sebelum merekrut dan melakukan interview, selain memastikan tidak ada hal yang tidak cocok mengenai urusan administratif (expected salary, important documents, etc), recruiter harus memahami cara kerja posisi yang sedang dicari. Istilah hukum saat mencari kandidat legal, istilah marketing ketika mencari brand specialist, hingga istilah-istilah sales saat saya merekrut kandidat sales. Banyak belajar~ Bonusnya, jadi nyambung ngobrol apa saja dengan banyak orang :)
• Kenali User untuk Mengerti Apa yang Mereka Butuhkan: Terkadang, kebutuhan user bukan hanya soal memenuhi kualifikasi, tetapi juga kecocokan personality. Recruitment adalah prosedur yang kompleks.
• Kamu adalah Marketer Perusahaan: Jika tim sales dan marketing bertanggung jawab menjual produk, maka HR berperan dalam “menjual dan mempromosikan” perusahaan agar dapat menarik talenta terbaik.
• Strategic Thinking and Ideas: Terkadang, ada beberapa posisi yang kualifikasinya khusus dan sulit didapatkan. Misalnya, membutuhkan sertifikasi atau kemampuan bahasa di level tertentu. Recruiter harus mencari cara bagaimana dan dimana ia bisa mendapatkan kandidat yang diinginkan. My boss taught us about Lateral thinking.
• Bagian yang Paling Menantang: memberikan feedback terkait hasil proses recruitment kepada kandidat. Saya tahu ini adalah salah satu bagian tersulit. Saya pun pernah beberapa kali tidak memberi kabar karena kebingungan, banyak posisi yang sedang open dan banyak kandidat yang saya approach. Saya sendiri sempat kewalahan menentukan siapa saja yang harus saya update terkait hasil recruitment mereka. Saat ini, saya mulai mencoba mencatat setiap kandidat yang saya hubungi. I’m trying my best :)

Baca Juga: Feedback sebagai Alat Bertumbuh di Fase Mid-Career

Training Area

• Training Need Analysis (TNA): Saya masih terus belajar mengenai hal ini dari senior saya. Untuk menciptakan dan mengembangkan manusia di dalam organisasi agar bertumbuh, memahami kebutuhan pelatihan adalah sebuah keharusan. Lakukan survey dan lebih banyak mendengarkan ketika berdiskusi dengan karyawan. Pahami apa yang mereka butuhkan dan inginkan.  
• Delivering materials: Sebagai trainer, kemampuan ini wajib diasah. Storytelling dan menyampaikan materi dengan cara yang kreatif. Proses belajar skill ini memang memakan waktu, tetapi pada akhirnya sangat sepadan.
• Entertaining: Tantangan terbesar adalah bagaimana menciptakan suasana yang selalu fresh dan tidak membuat peserta mengantuk. Ice breaking menjadi salah satu elemen penting, meskipun bagi sebagian orang, menemukan ice breaking yang tepat bukan hal yang mudah.

I think that's all I have, untuk saat ini.

Menutup catatan yang masih akan terus berlanjut ini, untuk sementara saya menyimpulkan bahwa menjadi HR berarti kita akan menjadi “enemy” di beberapa situasi. Berada di tengah antara kepentingan karyawan dan perusahaan memang tidak mudah. Saya menambahkan satu skill penting untuk HR, yaitu mediator.

Terima kasih sudah membaca hingga akhir!

Terakhir, selamat 1 tahun di dunia HR, Asya. Let's learn more, like we used to <3