别错过!电子邮件的细节:‘检查’与‘处理’

12-04-2023 3 分钟阅读时长
电子邮件、检查、处理
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Pixabay 用户 Muhammad Ribkhan

有效的电子邮件管理

为了夺回时间的掌控权,给自己一个暂停、反思和思考的空间,我们需要与电子沟通渠道有界限。我们只需减少每天对电子邮件的碰触。(这条准则,实际上同样适用于所有消息和基于键盘的通信,无论是 ‘Slack’、‘IM’ 还是 ‘Teams’。) 这就是为什么我非常赞成 "间隔检查" 的做法:创造一些时间段,让我们有目的地摒弃检查电子邮件,并延长对电子邮件的 “点击” 之间的间隔。

但是,在多年来告诉人们只在特定的时间检查电子邮件之后,很明显,许多人错过了守护整个实践的关键定义,他们不理解检查和处理之间的关键区别。

将 "检查" 和 "处理 " 分开

所以,让我们现在就把这个问题说清楚:检查是指你到邮箱前,查收邮件并把全部打开;处理是指你倒杯茶,拿起你的笔记本,并逐一浏览你面前叠着的邮件。

更直白的定义为:

检查电子邮件:收集和打开新邮件的行为

处理电子邮件:对收件箱中已有的电子邮件进行处理、分类和移除

图源:Pixabay 用户 fancycrave1

你很快就会意识到,在这个舞会上,处理是那个丑陋的继姐妹。检查是一个充满刺激的可能性的旅程。即使邮件是带有压力的,它依旧是刺激的。处理,则是在九十度的天气里修剪草坪-上上下下,上上下下。这是个汗流浃背、艰巨的工作,在各方面都不如对面的检查一样,充满兴致,令人振奋。

我们倾向于拖延它,还有一个原因,是多巴胺作祟,即当你完成一项任务时释放的快乐化学物质,是由检查的不可预测性和新奇性引发的,而非处理过程中乏味的节奏。一个让你兴奋,一个让你叹息。

图源:Pixabay 用户 mohamed_hassan

应对的贴士

那么,我们如何才能只在特定时间检查电子邮件,但仍然花时间在收件箱的环境中进行处理?最核心的技巧,也是最反本能的,就是学会只在特定的时间注意粗体的邮件。我们必须训练自己在处理非粗体邮件时,不被拉回到新的内容中(不在我们应该进行处理的时候,检查新邮件)。

在你觉得检查新邮件是策略性的时候,试着把你的眼睛从新的粗体内容上移开。试着从你收件箱的底部,往上看你已打开但未完成的项目。就这样,一个接一个地点击未加粗的旧邮件。即使你注意到新的粗体条目,训练自己 "看到它但未打开它",也能让你重新获得一些掌控权。

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但是,但是... …

如果有什么东西吸引了你的注意,而且你觉得必须打开它(例如,它是关键的、或来自你的老板),那就去吧。这是一个温和的实践,但随着时间的推移,你会发现,通过训练你的目光远离收件箱中的粗体部分,你会重新获得相当多的掌控感。记住,很快就会到检查的时间,你就可以挠痒了。

在每次检查的间隔中,删除任何不需要的弹出式窗口或通知是重要的,那将把你拉回到新的电子邮件中去,请尽可能实现零通知。

很多时候,我们被迫或有目的地选择在检查间隔期间访问新的电子邮件。也许你正在通过电子邮件与你的老板进行互动,无法暂停,或者你正在等待一个未有人出现的电话会议。在这些时候,只需打开并使用你的电子邮件程序的搜索窗口。这样,你就可以有选择地访问个别当事人的新邮件,同时又不会被拉回到等待你的整个新邮件堆中。有些人喜欢每小时检查一次他们上司的名字,纯粹为了减轻一些担忧,同时远离大量的新邮件。

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处理电子邮件不一定要像推着巨石上山一样,但需要时间和纪律来培养和保持健康和高效的习惯。这听起来可能是不可能的,但我保证它是可行的,而且肯定值得尝试。你会惊讶于发现当中能有多少隐藏的生产力。


朱莉亚‧芳特(Juliet Funt)|文
周妙錥|译

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朱莉亚‧芳特(Juliet Funt)是 WhiteSpace at Work 的总裁。这是一家培训和咨询的公司,帮助组织、领导者和员工推翻业务常规来扩展他们的创造力、生产力与参与度。因其发人深省的内容和能立即采用的实用工具,她已经在处理生活与工作问题的“超载时代”中成为全国公认的专家,更是全世界组织变革的力量,帮助许多人找到自己的空缺并重新取回对工作的热情。她的客户包括许多《财富100强》企业并且扩及多个不同行业,同时她也是书本《思考一分钟》作者。

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