神奇的“时间箱”策略

罗山·蒂兰(Roshan Thiran)|16-12-2021 | 1 分钟阅读时长
Source:

Pixabay用户anncapictures

运用“时间箱”策略将帮助您成就更多事情

2012 年,我阅读了丹尼尔·马可维兹(Daniel Markovitz)的文章,其中解释了待办事项列表不完全起作用,我们的工作效率更会因为它引发的“选择悖论”而降低。简而言之,面对待办事项清单,我们往往会被各种选择淹没(我们的大脑最多只能处理 7 个选择,而我们的一些待办事项清单可能有多达50多个任务选项!),这将使得我们的大脑在试图弄清楚该怎么抉择时陷入瘫痪。对于眼前的待办事项列表,我们将避重就轻,倾向于专注更简单的任务,甚至长久放置更艰巨(并且可能更重要)的任务。

而代替待办事项列表的更好方法,便是将您的任务转移到您的日历中。这可帮助您克服严重的“选择悖论”,并专注于眼前需要完成的工作。那么,我们该如何操作这个方法呢?

为什么称之为时间箱?

将项目放入日历之举有时被称为“时间箱”,这个术语取自“敏捷项目管理”概念,由詹姆斯·马丁在他的著作《快速应用程序开发》中所介绍。一般情况下,只要您将工作内容规划到日历安排中,它们都将被完成。反之,若不把它们安排到特定的时间段,它们便很有可能不会被完成。就我个人而言,根据我自身的经验,当我实际采取行动分配时间来完成一项任务(规划到我的日历上)时,我才有时间完成它。

由于我们面对着无休止的会议和不断发生的干扰(尤其现在有这么多人居家工作),确保我们在日历中为我们需要完成的任务安排时间便为至关重要。然而,仅靠固定时间框划是不够的,事实上,我们将此概念称为时间箱而不仅仅是时间块(即在日历上框划时间)是有原因的。时间块和时间箱之间存在巨大概念上的差异。接下来,我们将简单地在日历中框划时间块与时间箱之间做快速的理解。

当您在日历中安排时间块(timeblock)时,您就分配了一定的时间来做一项活动或工作。在时间段结束时,如果您尚有未完成的工作,您可以在日历中添加额外的时间块以继续完成工作;而若使用时间箱,您将在您为工作分配的时间段结束时,宣布工作已完成,无论工作是否完成或是部分完成。这意味着您需要非常严格地遵守有限的工作时间,此举将会驱使您高效完成工作。

为什么会这样?根据帕金森定律,“工作时间将随着可用时间不断扩大以填补可用于完成工作的那些时间。” 简单的说,如果您分配4个小时来完成一个任务,即便这个任务可能只需要30分钟就可以完成,您将会在潜意识里扩展您的工作,以至于这个任务需要4个小时。您拥有的时间越长,工作就会不断扩大。因此,通过时间箱,您将局限自己的可用时间量,使得您高效并在给定的时间内完成工作。

时间箱(Timeboxing) 还有许多其他好处。

这些好处包括:
 

  1. 您终将会完成您讨厌做的一些任务(它们原本更有可能被安排到日历的后面部分)。在您的待办事项清单中,不知为何,随着新任务的出现,它们总是优先于旧的、更难的任务,导致那些艰巨的任务永远不会出现。通过时间箱概念,有一天,您安排它的那一天会出现,然后您将致力完成它。
  2. 由于您对特定任务施加了严格的时间限制,您将变得更有效率并为这些任务找到完成它们最佳和最快的方法。正如您所知,因为只有有限的时间(例如 25 分钟来完成该任务),您将不会分心并更专注于完成该任务。您还将意识到,一旦 25 分钟结束,您的任务就完成了,无论您是否做了个半火候的工作成品。当您知道您当下拥有的时间就是在该项任务上拥有的全部时间会让您更加专注于该项任务。
  3. 对于完美主义者来说,时间箱可以让您做好工作(但不一定完美)。一旦时间段到了,时间就结束了。时间箱对于完美主义者而言是一个很好的工具,一些人因为完美主义而导致他们从未开启或完成任何工作,而这个做法帮助他们摒弃完美主义,并将之转换为不断地工作和改进。完美主义不一定是坏事,但我们确实需要有个了断,并全心专注于我们的工作。

今天就开始时间箱策略吧!

那么,我们可从何处开始?首先,打开您的日历并在日历中为需要完成的任务划出特定的时间。如果您的待办事项列表有 150 项任务,请根据您认为完成任务所需的时间将它们分布于日历上。初期时,如果您在时间分配上犯了错误,请不要担心,您会随着经验更好地了解不同任务所需的时间,但您得先为任务框定出特定的预设时间。

您也将很快地注意到一个现象。如果您本周有 100 项任务要完成,您也已开始根据日历分配它们,但您意识到您依旧没有时间完成所有的任务。如果您也面临如此的情况,那么您必须学会说“不”。 我们中的许多人承担了太多的事情,仅仅通过这种简单安排任务的练习,我们就会发现到,我们期望在有限的时间内完成这么多的事情是多么“疯狂”。拒绝吧!

请记住,时间箱意味着为特定任务设置固定的时间量。正如您将会议安排为 30 分钟,然后在会议结束后的一个小时内再安排一次会议,这同样适用于您在任务上的时间布置。在首30分钟结束时,您分配给该会议的时间结束,您将随之结束会议(即使还有更多待讨论的内容),并转到第二场会议。您的任务也是如此,您在分配的时间结束时停下,并移师到下一个任务。请记住,对于更大、更复杂的任务,您可以将其分解为更小的时间框块,并将其时间箱安排在一周或几周内(取决于您的截止日期)。

来源:Pixabay用户Comfreak

运用“时间箱”的困扰?

现在,您想必总问我一个问题:“如果我开始处理一项任务,进入了专注区域/心流,并且真的很有效率,不想在我的时间到了的时候停下来,怎么办?” 我通常用这个简单的比喻来回应。有时,我开始看电影,结果发现它是一部非常糟糕的电影。然而,不知何故,我无法摆脱它并关掉电视或转向观看另一部或许更好的电影。同样的,有时我会看我最喜欢的漫威英雄之一的精彩剧集,在一集结束后,我非常有兴致,要继续看下一集。过没多久,我已看了五集,四个多小时更是过去了。
 
心流是伟大的,但更重要的是了解时间的重要性并珍惜时间。时间易逝,无可替代。我们需要严谨地守护我们的时间。即使我们投入在心流中,一旦时间到了,我们就需切换到日程表中的下一个任务或会议活动。更重要的是,我们需要明智地安排我们的日程安排。适当安排时间,我们将变得非常高效。

时间箱适用于一切

时间箱不仅适用于任务,我个人更是将它实践到任何对我而言重要的事项上。比如,我在身体锻炼的规划,甚至是在吃午餐的时间上运用时间箱策略。您需要获取营养以保持健康。我们有时会罔顾性命地工作以至于废寝忘食,忽略了自身基本需求的安排,例如身体的锻炼和健康的食物。当我说好的食物时,请务必安排时间,尽可能地多走10 分钟去寻觅食物,以获得相较于办公室的茶水间或附近超商里的垃圾食品更为”健康”的午餐选项。同时,不要忘了善用时间箱策略为家庭,孩子和您的另一半安排共同的活动时间。

此外,在每项任务后休息也至关重要。您可安排休息时间,哪怕仅是5分钟的休息。这些休息时间对于我们保持清醒地面对下一个预设的任务是关键的。

用时间箱安排会议

我过去写过关于会议以及它们实际上可导致时间浪费的文章。通过运用时间箱策略,在需要做出具体决定的会议上,您迫使每个人根据所分配的时间集体做出决定。请记住,无论分配多少时间,人们总会无限地利用可用的时间。因此,如果只是一些需要做出快速决定的情况,请在旨在集体达成共识的会议上分配极短的时间,速战速决以继续前进。

您还可以在自己的晨间计划中安排个人会议时间,每天以 15 分钟的个人会议开始新的一天。通过检查日程安排开始新的一天,做出必要的更动(根据紧迫性和重要性),为当天做好准备。这个仪式应被列入你的日历中,它是您开始新一天的重要仪式。如果您没这样做,您可能会在当天晚些时候质疑您的日程安排(即我为什么要做这个任务,昨天我的老板告诉我完成另一个任务)。若在一天开始时把这一切都搞定,这样当您开始工作时,便可全力以赴,不会分心或质疑您的日程安排。

总结时间箱策略

请记住,刚开始时可能会很痛苦,尤其是对于大任务的分配。过程中您将更懂得分解您想在两年内完成的那本书,更善于掌握如何把每天写一千个单词持续所需的两小时转化为日历上两小时的分配。一旦您弄清楚如何分解大任务,您就会发现自己非常有效率。

快速贴士:

  1. 持续尝试首先安排您认为艰巨的任务。没有人喜欢艰苦感,但通过先完成艰巨的任务,您便可在当天晚些时候处理更轻松的任务,在您完成时,您会感觉不那么痛苦(在当天早些时候已征服艰苦)。
  2. 确保在每项任务完成后奖励自己。奖励可以是简单的奖励,例如休息一下、小睡一会儿,食物,或一杯好喝的饮料,或一段简短的短视频(但请注意,如果您反复在每项任务后奖励自己冰淇淋,您最终可能会患上糖尿病!)。查尔斯·杜希格 (Charles Duhigg) 在他的优秀著作《习惯的力量》中分享说,当您养成时间箱如此的习惯时,循环的完成需要以奖励作为结束。因此,在完成一项或多项任务时,寻找能让您兴奋的简单奖励(它可是来自您另一半的拥抱)。
  3. 使用弗朗西斯科·西里洛(Francesco Cirillo)研发的番茄工作法。基本上,该技术建议您将任务安排在 25 分钟内,接着5 分钟的休息或奖励期(这时您可用冰淇淋或巧克力奖励自己过去 25 分钟内的出色工作)。
  4. 最后,让时间可视化。您可在身边放一个计时器并确保它在您的预设时间结束时响起。这些视觉提示对于帮助您了解到时间的限制性并确保您意识到遵守承诺和守时的必要性至关重要。此外,请确保您的任务设置为适合您的时间。人类的大脑不能将注意力集中在一项任务上超过 90 分钟。因此,理想情况下,分配任何任务的时间不要超过 90 分钟。

 
最后,让我们一起迈向富有成效和激动人心的未来,快乐地实践时间箱策略!


原文:Timeboxing – the Ultimate Productivity Tool
罗山·蒂兰(Roshan Thiran)|文
周妙錥|译

我们的网站不含广告,提供最优质的阅读体验。您可通过此方式支持我们。您持续的支持,将助力我们创作内容和所有技术维护周期。

分享

个人

标注: 个人成长

罗山·蒂兰(Roshan Thiran)是 Leaderonomics Group 的创始人兼首席执行官。 他相信每个人都可以自己独特的方式成为领导者并有所作为。 他经常出现在电视、广播和众多出版物上,分享栽培领导者与领导力的独到见解。您也可到www.roshanthiran.com上关注他。