Semua Kerja Urgent? Mana Satu Nak Buat Dulu?
imej dari magnific
Anda sampai di pejabat pada awal pagi dan perlahan-lahan membuka laptop. Belum sempat mula bekerja, anda sudah nampak beberapa e-mel yang tertangguh untuk dibalas, tugasan baharu yang masuk serentak dan mesej WhatsApp yang masih belum dibaca.
Semuanya mula nampak urgent.
Akhirnya, anda tak tahu nak mula dari mana.
Sebelum terus buat semuanya pada masa yang sama, tarik nafas dan berhenti sekejap. Bila terlalu banyak perkara perlu dilakukan, perkara pertama yang perlu dibuat ialah menentukan apa yang benar-benar perlu diberi keutamaan.
1. Senaraikan semua tugasan
Jangan cuba ingat semuanya dalam kepala. Catat semua perkara yang perlu dibuat supaya anda boleh melihat keseluruhan tugasan dengan lebih jelas.
Daripada senarai itu, tandakan mana yang perlu disiapkan hari ini dan mana yang masih boleh dibuat kemudian.
Kadang-kadang, sesuatu tugasan nampak lebih mendesak hanya kerana ia baru sahaja muncul di hadapan kita.
2. Tanya: “Yang mana perlu siap dahulu?”
Lihat deadline dan kesan setiap tugasan.
Jika satu tugasan ditangguhkan, adakah ia akan menyebabkan kerja orang lain terganggu? Adakah ia melibatkan client, deadline projek atau perkara lain yang tidak boleh ditangguhkan?
Jika ya, tugasan itu mungkin perlu diberi keutamaan.
Jika tidak, anda mungkin boleh menyelesaikannya selepas tugasan yang lebih penting selesai.
Artikel ini menarik minat anda:
Tak Semua Hari Kita Perlu Produktif
3. Bezakan urgent dengan important
Tidak semua perkara yang menggunakan perkataan “ASAP” perlu ditinggalkan serta-merta.
Sesuatu tugasan boleh jadi penting tetapi tidak perlu disiapkan sekarang. Pada masa yang sama, sesuatu yang nampak urgent mungkin sebenarnya tidak memberi kesan besar jika dibuat sedikit kemudian.
Cuba tanya diri sendiri:
“Apa yang akan berlaku jika saya buat ini kemudian?”
Jawapan kepada soalan itu boleh membantu anda menentukan sama ada sesuatu tugasan benar-benar perlu didahulukan.
4. Fokus pada satu perkara pada satu masa
Apabila banyak kerja menunggu, multitasking mungkin nampak seperti cara paling cepat untuk menyelesaikannya.
Tetapi terlalu banyak bertukar antara tugasan boleh membuatkan kita lebih susah untuk fokus dan mudah melakukan kesilapan.
Pilih satu tugasan yang paling penting dan berikan perhatian kepadanya sebelum beralih kepada perkara seterusnya.
Bukan tentang siapa yang boleh buat paling banyak kerja dalam satu masa. Yang lebih penting ialah kerja yang disiapkan dengan baik.
5. Kalau semuanya urgent, communicate
Ada masa apabila memang terlalu banyak tugasan datang serentak. Dalam situasi ini, jangan rasa anda perlu menyelesaikan semuanya seorang diri.
Jika anda tidak pasti mana yang perlu didahulukan, tanya.
Contohnya:
“Saya ada beberapa tugasan yang perlu disiapkan. Yang mana satu patut saya dahulukan?”
Soalan yang mudah ini boleh membantu anda mendapatkan keutamaan yang lebih jelas, terutama apabila beberapa tugasan mempunyai deadline yang hampir sama.
Jangan biarkan rasa panik menentukan keutamaan anda
Apabila terlalu banyak perkara perlu dilakukan, kita mudah rasa perlu buat semuanya sekarang.
Tetapi sibuk tidak semestinya produktif.
Kadang-kadang, perkara paling produktif yang boleh kita lakukan ialah berhenti sekejap, lihat semula semua tugasan dan tentukan apa yang benar-benar perlu dibuat dahulu.
Masalahnya bukan kita tak cukup rajin. Kadang-kadang kita cuma belum jelas apa yang patut diberi keutamaan.
Baca lagi:
Cara Nak Plan Kerjaya
Perkembangan Peribadi
Amirah ialah editor Bahasa Melayu di Leaderonomics dengan latar belakang dalam bidang Linguistik dan Bahasa Melayu. Bagi Amirah, menulis bukan sekadar tugas, tetapi ruang untuk meneroka idea dan berkongsi perspektif. Di luar kerja, dia gemar menonton Netflix, mencuba makanan baharu dan menikmati secawan matcha.
