Waktu Siapa yang Paling Anda Hargai sebagai Pemimpin?

Suka membaca artikel seperti ini? Subscribe newsletter kami dan dapatkan insight terbaru setiap bulan.

Bertahun-tahun lalu, saya diminta datang 30 menit lebih awal untuk sebuah presentasi di hadapan Dewan Direksi, untuk berjaga-jaga jika mereka menyelesaikan agenda sebelumnya lebih cepat. Ternyata, mereka tidak lebih cepat.

Saya duduk di luar ruang rapat selama empat jam. Kemudian, presentasi saya yang seharusnya berlangsung selama 60 menit dipangkas menjadi 30 menit. Lalu 15 menit. Kemudian 10 menit. Hingga akhirnya, pintu terbuka dan saya diberi tahu bahwa Dewan Direksi sudah kehabisan waktu.

Tidak ada permintaan maaf, penjelasan, ataupun tawaran untuk menjadwalkan ulang.

Presentasi tersebut membutuhkan waktu berminggu-minggu untuk dipersiapkan. Saya juga telah mengerahkan banyak energi emosional untuk mempersiapkan sesuatu yang bagi saya merupakan hal besar. Saya kembali ke meja kerja dengan perasaan kecewa dan merasa bahwa pekerjaan saya, bahkan diri saya sendiri, tidak cukup berharga untuk mendapatkan waktu 10 menit dari mereka. Saya juga kesal karena merasa telah membuang waktu berjam-jam.

Sebagian besar dari kita mungkin pernah mengalami hal serupa. Pertemuan empat mata yang sudah dijadwalkan ulang untuk keempat kalinya. Rapat yang terus ditunda karena ada sesuatu yang dianggap lebih penting. Atau pemimpin senior yang datang terlambat 20 menit dan langsung masuk ke agenda tanpa mengakui bahwa mereka telah membuat Anda menunggu.

Ketika hal ini terjadi, atau ketika klien coaching menceritakan pengalaman serupa kepada saya, saya selalu teringat pada sesuatu yang diajarkan ibu saya sejak kecil: ketika Anda membuat seseorang menunggu, Anda sedang memberi tahu bahwa waktu Anda lebih penting daripada waktu mereka.

Seperti banyak pelajaran dari ibu saya, ternyata ada penelitian yang mendukungnya.

Waktu Membawa Sinyal tentang Status

Dalam sebuah penelitian penting pada 1974, sosiolog Barry Schwartz mengkaji hubungan antara waktu menunggu, waktu, dan kekuasaan. Argumen utamanya adalah bahwa distribusi waktu menunggu dalam suatu sistem sosial cenderung mencerminkan distribusi kekuasaan. Secara umum, orang yang memiliki lebih sedikit kekuasaan lebih mungkin harus menunggu, sementara orang yang memiliki lebih banyak kekuasaan lebih mungkin membuat orang lain menunggu.

Namun, bukan berarti setiap rapat yang terlambat merupakan bentuk penggunaan kekuasaan. Rapat bisa saja berlangsung lebih lama dari perkiraan, prioritas berubah, krisis terjadi, dan masalah tak terduga muncul.

Yang perlu diperhatikan adalah pola yang muncul ketika Anda melihat organisasi dan perilaku kepemimpinan Anda melalui perspektif waktu.

Coba pertimbangkan:

Siapa yang menunggu siapa?
Pertemuan mana yang berulang kali dijadwalkan ulang dan mana yang selalu dilindungi?
Persiapan siapa yang dianggap tidak bisa diganggu, sementara waktu siapa yang dianggap fleksibel dan bahkan kurang penting?
Siapa yang menanggung dampaknya ketika rapat eksekutif berlangsung 20 menit lebih lama, rapat kepemimpinan dimulai terlambat, rapat tim dipersingkat, dan pertemuan empat mata dibatalkan atau dipindahkan?

Jawabannya dapat memberi gambaran tentang bagaimana kekuasaan bekerja dalam organisasi Anda, terlepas dari apa yang tercantum dalam struktur organisasi.

Dampaknya Lebih dari Sekadar Waktu yang Terbuang

Dampak dari menunggu jauh lebih besar daripada sekadar waktu yang dihabiskan seseorang untuk duduk di luar ruang rapat.

Ada persiapan yang sudah dilakukan, gangguan yang muncul setelahnya, dan mungkin yang paling penting, makna yang diberikan seseorang terhadap bagaimana waktu mereka diperlakukan.

Dampak Pertama: Persiapan Sudah Dilakukan

Ketika seseorang datang untuk sebuah presentasi atau rapat penting, mungkin mereka sudah menghabiskan waktu berhari-hari untuk mempersiapkannya.

Mereka sudah memeriksa kembali angka-angka. Menyusun ulang materi presentasi. Mengantisipasi berbagai pertanyaan. Memindahkan pekerjaan lain untuk menyediakan waktu. Berkonsultasi dengan rekan kerja dan pemangku kepentingan. Bahkan mungkin berlatih hingga larut malam.

Membatalkan pertemuan di saat-saat terakhir tidak akan mengembalikan waktu tersebut. Begitu pula dengan biaya peluang dari berbagai pekerjaan yang sudah mereka kesampingkan untuk melakukan persiapan.

Namun, dampaknya bukan hanya soal waktu dan tenaga yang terbuang. Mengganggu waktu seseorang juga dapat mengubah bagaimana mereka mengalami interaksi tersebut.

Dalam sebuah eksperimen yang melibatkan 32 kelompok mahasiswa, Profesor Nale Lehmann-Willenbrock dan Joseph Allen membandingkan rapat yang dimulai tepat waktu dengan rapat yang ditunda selama 10 menit. Peserta dalam rapat yang ditunda melaporkan tingkat kepuasan yang lebih rendah. Kelompok tersebut juga menunjukkan komunikasi yang lebih sedikit dalam hal mencari solusi, mengembangkan ide, dan memberikan dukungan sosial-emosional.

Penundaan selama 10 menit tentu sangat berbeda dengan presentasi yang dibatalkan setelah seseorang menunggu berjam-jam. Namun, temuan tersebut tetap memberikan pelajaran penting. Mengganggu waktu seseorang dapat memberikan dampak berkelanjutan, baik terhadap bagaimana mereka mengalami sebuah rapat maupun kualitas interaksi yang terjadi.

Dampak Kedua: Cara Orang Diperlakukan Itu Penting

Ada pula dimensi keadilan yang perlu diperhatikan.

Penelitian mengenai keadilan dalam organisasi menunjukkan bahwa seseorang menilai keadilan melalui lebih dari satu aspek. Mereka tidak hanya mempertimbangkan hasil akhirnya, tetapi juga proses yang digunakan untuk mencapainya dan bagaimana mereka diperlakukan selama proses tersebut.

Di sinilah keadilan interpersonal menjadi penting. Hal ini berkaitan dengan apakah seseorang diperlakukan dengan bermartabat, sopan, dan penuh rasa hormat.

Jadi, masalahnya bukan semata-mata karena rapat dibatalkan atau ditunda, karena terkadang hal tersebut memang tidak dapat dihindari. Yang penting adalah bagaimana orang tersebut diperlakukan ketika hal itu terjadi. Apakah mereka diberi tahu? Apakah persiapan mereka diakui? Apakah ada penjelasan? Apakah ada upaya untuk memperbaiki dampak dari gangguan tersebut? Seberapa sering hal ini terjadi?

Bagi orang yang berada di sisi penerima, rapat yang dibatalkan tanpa pengakuan atau penjelasan dapat terasa lebih dari sekadar perubahan jadwal di kalender. Hal tersebut dapat ditafsirkan sebagai sinyal tentang apakah waktu, usaha, dan kontribusi mereka dihargai.

Orang secara alami akan mencari makna dari bagaimana mereka diperlakukan. Ketika Anda tidak memberikan penjelasan, mereka akan dibiarkan menafsirkan keputusan tersebut sendiri. Dalam prosesnya, mereka juga dapat membentuk kesan tentang kepemimpinan Anda: apa yang Anda prioritaskan, bagaimana Anda memperlakukan orang lain, dan apakah standar yang Anda harapkan dari mereka juga berlaku untuk diri Anda sendiri.

Banyak hal yang membentuk kesan tersebut terjadi secara terbuka dalam keseharian. Karena itu, sinyal sehari-hari yang dikirimkan pemimpin tanpa mereka sadari juga penting dipahami bersama pilihan-pilihan yang memang sengaja dibuat.

Mengapa Pemimpin Bisa Meremehkan Dampaknya?

Tantangannya adalah orang yang menyebabkan gangguan dan orang yang mengalaminya sering kali melihat situasi tersebut dengan cara yang sangat berbeda.

Profesor Joe Magee dan Pamela Smith memberikan perspektif yang berguna untuk memahami alasannya. Social distance theory of power yang mereka kembangkan menjelaskan bahwa kekuasaan yang lebih besar dapat meningkatkan jarak psikologis dengan orang lain dan mendorong cara berpikir yang lebih abstrak.

Jika diterapkan pada situasi ini, teori tersebut dapat membantu menjelaskan mengapa seorang pemimpin mungkin melihat sebuah rapat hanya sebagai salah satu agenda dalam jadwal yang padat, bukan sebagai sesuatu yang telah menghabiskan banyak waktu dan usaha orang lain untuk mempersiapkannya.

Sebagai pemimpin, Anda tahu mengapa Anda terlambat. Mungkin rapat sebelumnya berlangsung lebih lama, atau tiba-tiba muncul masalah mendesak. Dari sudut pandang Anda, alasannya mungkin sepenuhnya dapat dipahami. Namun, anggota tim atau rekan kerja Anda mungkin tidak mengetahui semua itu.

Perbedaan perspektif inilah yang membuat seorang pemimpin mudah meremehkan dampak dari sesuatu yang, dari sisi kalendernya, terlihat seperti perubahan kecil.

Cara yang Lebih Baik untuk Menangani Gangguan

Tentu saja, rapat bisa berlangsung lebih lama, prioritas dapat berubah, dan terkadang rencana memang harus disesuaikan.

Meskipun Anda mungkin tidak dapat menghindari gangguan tersebut, Anda dapat memilih apakah cara Anda menanganinya akan memperkuat atau justru merusak rasa hormat, kepercayaan, dan kredibilitas Anda sebagai pemimpin.

Ada empat hal yang penting.

Pertama, beri tahu lebih awal

Begitu Anda mengetahui bahwa sebuah rapat berisiko terganggu, segera beri tahu orang yang terlibat. Jangan membuat seseorang terus menunggu sementara Anda masih mempertimbangkan apakah Anda pada akhirnya akan sempat menemui mereka.

Pesan sederhana dapat memberi mereka pilihan. Misalnya, "Rapat ini berlangsung lebih lama dari perkiraan dan ada kemungkinan kita tidak sempat bertemu hari ini. Saya akan mengonfirmasikannya paling lambat pukul 11.00."

Anda mungkin tetap telah mengganggu jadwal mereka, tetapi setidaknya Anda berhenti membuang lebih banyak waktu mereka.

Kedua, akui dampaknya

Jangan hanya mengakui adanya perubahan jadwal, tetapi juga hargai persiapan yang telah dilakukan.

Misalnya, "Saya tahu Anda sudah menghabiskan banyak waktu untuk mempersiapkan ini dan saya minta maaf karena kami belum dapat memberikan waktu yang layak untuk membahasnya."

Ada perbedaan penting antara meminta maaf karena ketidaknyamanan jadwal dan mengakui dampak yang dirasakan orang lain.

Ketiga, berikan informasi dengan jujur

Penelitian John Shaw, Eric Wild, dan Profesor Jason Colquitt melalui meta-analisis terhadap 54 sampel independen menemukan bahwa penjelasan dapat memengaruhi bagaimana seseorang merespons kejadian yang tidak menguntungkan dan bagaimana mereka memandang keadilan.

Karena itu, berikan konteks yang cukup agar orang memahami apa yang terjadi. Sampaikan dengan jelas dan tulus.

Misalnya, "Dewan Direksi membutuhkan lebih banyak waktu untuk membahas masalah risiko yang muncul secara tidak terduga" memberikan konteks. Sementara itu, "Ada beberapa hal yang muncul" tidak memberikan informasi yang cukup.

Keempat, ambil tanggung jawab

Jangan membuat orang yang sudah menanggung dampak dari gangguan tersebut juga harus memikul beban untuk memperbaikinya. Jadwalkan kembali percakapan tersebut saat itu juga atau sepakati cara lain agar pekerjaan mereka tetap mendapatkan pertimbangan yang layak.

Anda dapat meminta mereka mengirimkan dokumen sebagai bahan bacaan sebelumnya dan berkomitmen memberikan tanggapan pada tanggal tertentu, atau mencari waktu lain untuk membahas poin-poin penting.

Mengambil tanggung jawab memang tidak dapat menghapus gangguan yang sudah terjadi, tetapi hal tersebut menunjukkan bahwa waktu, usaha, dan kontribusi mereka tetap penting.

Kemudian, Perhatikan Polanya

Ada satu hal lain yang mendasari keempat langkah tersebut, yaitu memperhatikan pola dalam perilaku Anda sendiri.

Luangkan waktu untuk meninjau kembali rapat-rapat yang Anda pindahkan atau batalkan selama beberapa bulan terakhir, lalu tantang diri Anda untuk bertanya:

Siapa yang berada di sisi lain dari rapat-rapat tersebut?
Apakah orang yang sama terus mengalami hal ini?
Apakah rapat dengan pemangku kepentingan yang lebih senior selalu dilindungi, sementara rapat dengan tim Anda dianggap fleksibel?
Apakah jadwal Anda secara konsisten membuat orang-orang dengan kekuasaan paling kecil menanggung gangguan paling besar?

Jika orang-orang yang sama di sekitar Anda terus menanggung dampak dari perubahan prioritas Anda, itu adalah data yang layak diperhatikan dan ditindaklanjuti.

Jika Anda yang Dibiarkan Menunggu

Jika Anda adalah orang yang dibiarkan menunggu, tahan diri untuk tidak langsung menarik kesimpulan terlalu jauh dari satu kejadian. Satu rapat yang dibatalkan memang bisa membuat frustrasi. Namun, pembatalan yang terjadi berulang kali memberikan informasi yang lebih berarti.

Perhatikan polanya, tetapi jangan biarkan nilai pekerjaan Anda ikut menghilang hanya karena rapat tersebut dibatalkan. Anda dapat mengirimkan analisis dalam bentuk briefing note, menggunakannya untuk audiens lain, atau membawa pemikiran tersebut ke pekerjaan berikutnya.

Selain itu, jelaskan apa yang Anda butuhkan selanjutnya. Anda bisa mengatakan, "Saya tetap ingin mendapatkan waktu 15 menit untuk menjelaskan rekomendasi ini. Apakah kita bisa menjadwalkan waktunya minggu depan?"

Terakhir, jika pola tersebut terus terjadi, pertimbangkan untuk membicarakan dampaknya dengan pemimpin Anda. Hal ini mungkin terasa sulit, terutama ketika terdapat perbedaan kekuasaan yang cukup besar. Namun, percakapan yang jelas dan konstruktif dapat membantu menemukan cara yang lebih baik untuk mengatasinya.

Anda bisa mengatakan, "Ketika rapat kita berulang kali dipindahkan dalam waktu singkat, saya jadi kesulitan merencanakan pekerjaan dan menjaga progres. Bisakah kita membahas bagaimana cara mengelola hal ini dengan lebih efektif?"

Tujuan dari pendekatan ini bukan untuk berasumsi tentang arti dari perilaku tersebut. Tujuannya adalah memperhatikan pola, menjaga nilai kontribusi Anda, dan membicarakan dampaknya secara langsung.

Waktu Siapa yang Paling Berharga?

Prinsip dari ibu saya masih berlaku: ketika Anda berulang kali membuat orang menunggu, Anda sedang mengirimkan pesan tentang posisi waktu mereka dalam urutan prioritas Anda.

Pertanyaannya bagi seorang pemimpin adalah: apakah itu pesan yang memang ingin Anda sampaikan?

Ingat, setiap kalender kerja merupakan gambaran tentang prioritas. Kalender menunjukkan apa yang dilindungi, apa yang disingkirkan, dan siapa yang diharapkan menanggung gangguan ketika keadaan berubah. Dan tim Anda memperhatikan prioritas tersebut.

Diterbitkan ulang dengan izin dari michellegibbings.com.