最大化会议间歇

21-04-2022 3 分钟阅读时长
会议间歇,高效,空保时间
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(来源)Pixabay 用户 Jo_Johnston

会议之间的时间,依旧保持高效

在我们上期的周报"多少是适当的会议数量”中,介绍了我最喜欢的一句提醒:"不要让颜色相碰"。当你的日程表看起来像一组油漆色板时,你比你想象的更需要这个教训。如果在你的日程中,填好的会议区块都是碰触在一起的,那么你不会有一分钟的时间来反思先前的会议,刷新自己,或为即将到来的会议做规划。

一旦你能在你的行程之间看到空白,你就可以不用像机器人一样工作,并开始像一个人一样,想法、需求和奇思妙想,都需要思考空间和灵活性。你可以花一分钟时间来思考;你可以免去别人因为你强硬打断他们的不周;并享受更紧凑的会议带来的好处,它引导我们限制赘言并迅速进入正题。

增加这些留白的空间,对降低你的狂乱和喘不过气的感觉有直接影响。马不停蹄的会议在一次次中打击你的智商,以至于你甚至可能忘记了利用你时间的最佳方式。

来源:Storyset

我想,针对空白过渡时间的展开,向你展示构成会议之间理想空白间歇的实际成分,会有帮助。有许多即兴元素可以落入这段时间,但最有成效的结构遵循一个简单的过程:

  1. 往后看
  2. 往里看
  3. 往前看

往后看

一天的工作让人感觉喘不过气来的原因之一是,每次会议结束时通常都有一项任务或潜在的待办事项。我们必须输入重点,发送一(或二、三)封电子邮件,或记录一些数据。但在一个我们总是“开机”的世界里,这些重要的“结束”都不是实时发生的。一整天中,我们的行动项目就在便利帖和电子清单堆中积累。

因此,在我们的日历上,任何空白部分的第一部分都是回顾上一次会议的情况,并整理未尽事宜。我们可以从学习的角度、也可以从检查清单的角度进行回顾。哪些工作有成效?哪些地方没能奏效?我们下次如何才能做得更好?

往里看

在你极其紧凑的会议日程中,你很可能已经忘我。空白的时间是你调整的时候。喘口气,回到当下。你饿了吗?你需要走动一下,让你的血液流动起来吗?你是否没原因地伸手去拿你的手机?在这花点时间把电路拔掉几分钟,重新启动你疲惫的额叶。远离电子产品有助于我们对抗屏幕和电子疲劳,并回到自己身边。

往前看

接着,是时候准备把最好的自己带到下一个地方了。绝对没有什么比完全准备好更能减少压力和让人更有掌控感。利用你的部分留白时间来思考你下一个会议的目的,以及你将与之交谈的人或事。如果是一个新的关系或客户,在公司里"洗个澡"。在社交媒体和网络上阅读关于他们的信息,观看他们对外营销的视频,或他们的高管在活动中的视频。如果这种准备工作比较复杂,你应该为如此会议留下额外的时间。准备工作既是对你的帮助,也是对新认识的人的尊重。

如果是你熟悉的人,你可以在脑海中重新盘点这个人喜欢或不喜欢的东西。你可以参考你上次和他们在一起的时候是如何表现的,以及那是否成功。当时间紧迫时,哪怕只有一分钟的空间,让你沉着冷静,想象最好的会议,也能给你带来专注和魅力的提升,让你的业务以非凡的方式向前发展。

来源:Storyset

当然,如果你真的希望你的空白空间能保持这样,你将需要在你真正结束一项会议之前预备结束。对于一个45分钟的会议,你将在40分钟左右开始收尾,在42分钟时敲定行动项目和下一步行动,在45分钟时你将全身而退走出门外或结束。

当这些空白空间成为你日历上每次会议之间的常态-包括电话会议、视频会议和一对一的会议,并使之成为一种习惯,并用之于正面恢复和减少压力的准备工作,我向你保证,人们确实会注意到,当你梳理自己的日历时,你同时也在为你周围每一个疲惫的工作人员提供宝贵的模范 。

 

朱莉亚‧芳特(Juliet Funt)|文
周妙錥|译

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朱莉亚‧芳特(Juliet Funt)是 WhiteSpace at Work 的总裁。这是一家培训和咨询的公司,帮助组织、领导者和员工推翻业务常规来扩展他们的创造力、生产力与参与度。因其发人深省的内容和能立即采用的实用工具,她已经在处理生活与工作问题的“超载时代”中成为全国公认的专家,更是全世界组织变革的力量,帮助许多人找到自己的空缺并重新取回对工作的热情。她的客户包括许多《财富100强》企业并且扩及多个不同行业,同时她也是书本《思考一分钟》作者。

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