Jebakan Negosiasi yang Dimulai Sebelum Percakapan Terjadi

Di awal karier saya, saya pernah terlibat dalam sebuah negosiasi bernilai tinggi yang membutuhkan persiapan jauh lebih matang daripada yang saya bayangkan.

Sebelum memasuki ruang negosiasi, kami menjalani pelatihan intensif. Kami mengidentifikasi isu-isu utama, memetakan para pemangku kepentingan, menguji berbagai asumsi, serta berlatih mengenai kemungkinan arah percakapan yang akan terjadi.

Saat itu saya mengira bahwa keberhasilan dalam bernegosiasi bergantung pada kemampuan meyakinkan lawan bicara. Memiliki argumen terbaik, menyampaikan alasan yang paling kuat, tetap tenang di bawah tekanan, dan bertahan pada posisi yang diyakini.

Namun, pelatihan tersebut mengajarkan satu pelajaran yang terus saya pegang hingga hari ini. Jangan pernah memasuki negosiasi hanya dengan mengetahui apa yang Anda inginkan. Masuklah dengan mengetahui apa yang akan Anda lakukan jika keinginan tersebut tidak tercapai.

Mengapa BATNA Sangat Penting?

Banyak pemimpin memasuki negosiasi dengan persiapan mengenai apa yang ingin mereka capai. Namun, jauh lebih sedikit yang mempersiapkan diri dengan disiplin yang sama mengenai apa yang akan mereka lakukan apabila tujuan tersebut tidak tercapai.

Perbedaan ini sangat menentukan. Kekuatan dalam bernegosiasi tidak hanya berasal dari jabatan, rasa percaya diri, atau kemampuan mempertahankan posisi. Kekuatan tersebut juga lahir dari pemahaman terhadap alternatif yang dimiliki, batas yang tidak bisa dilanggar, serta persiapan yang dilakukan sebelum tekanan muncul.

Dalam dunia negosiasi, sumber ketenangan ini dikenal sebagai BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement).

Dalam buku Getting to Yes, Roger Fisher, William Ury, dan Bruce Patton menjelaskan bahwa tujuan bernegosiasi adalah memperoleh hasil yang lebih baik dibandingkan hasil yang bisa dicapai tanpa melakukan negosiasi¹.

BATNA merupakan alternatif terbaik yang realistis apabila kesepakatan tidak berhasil dicapai.

BATNA bukanlah ancaman kosong, bukan pula hasil ideal atau skenario terburuk yang ingin dihindari. BATNA adalah pilihan nyata yang benar-benar akan Anda ambil jika negosiasi gagal mencapai tujuan.

Ketika mengetahui BATNA, Anda memiliki titik acuan. Anda dapat menilai apakah kesepakatan yang ditawarkan lebih baik dibandingkan alternatif yang tersedia di luar ruang negosiasi. Tanpa kejelasan tersebut, seseorang lebih mudah dipengaruhi oleh harapan, rasa takut, tekanan, atau sekadar keinginan untuk segera mencapai kesepakatan. Sering kali, orang yang memiliki BATNA lebih kuat justru memiliki posisi tawar yang lebih besar dibandingkan orang dengan jabatan lebih tinggi.

Sebagai contoh, seorang karyawan junior yang telah memperoleh tawaran pekerjaan dari perusahaan lain dan tidak memiliki tekanan untuk tetap bertahan dapat bernegosiasi dari posisi yang kuat. Sebaliknya, seorang pemimpin senior yang tidak mampu membiarkan kesepakatan gagal dan tidak memiliki alternatif yang layak mungkin justru berada pada posisi yang lebih lemah, meskipun terlihat sangat percaya diri.

Di sinilah dua konsep lain juga menjadi penting, yaitu reservation value dan Zone of Possible Agreement (ZOPA).

Reservation value adalah batas di mana Anda memutuskan untuk menghentikan negosiasi. Dengan kata lain, titik ketika BATNA Anda lebih menguntungkan daripada kesepakatan yang sedang ditawarkan.

Sementara itu, ZOPA adalah ruang yang berada di antara batas Anda dan batas pihak lain. Jika ruang tersebut ada, peluang mencapai kesepakatan masih terbuka. Jika tidak, sebanyak apa pun bujukan, tekanan, atau kegigihan tidak akan menghasilkan kesepakatan yang benar-benar menguntungkan kedua belah pihak.

Karena itulah persiapan sangat penting. Anda perlu mengetahui apa yang Anda inginkan. Namun, Anda juga harus mengetahui apa yang akan dilakukan jika jawabannya adalah "tidak."

Apa yang Terjadi Tanpa Persiapan?

Bayangkan seorang pemimpin sedang mempersiapkan negosiasi penting. Sebagian besar waktunya digunakan untuk menyusun target yang ingin dicapai. Ia menyiapkan struktur harga, syarat kerja sama, hasil yang diinginkan, hingga berbagai argumen yang akan disampaikan. Namun, ia terkejut ketika negosiasi mulai berjalan tidak sesuai harapan.

Saya pernah bekerja bersama para pemimpin yang mengalami situasi seperti ini. Mereka merasa sudah melakukan persiapan yang matang karena memahami tujuan yang ingin dicapai. Namun, mereka belum menganalisis alternatif apabila tujuan tersebut gagal diwujudkan.

Akibatnya, ketika pihak lain terus memberikan tekanan pada salah satu poin penting, mereka akhirnya memberikan konsesi lebih besar daripada yang direncanakan. Bukan karena mereka lemah, melainkan karena belum memetakan alternatif yang tersedia sebelumnya.

Tanpa proses tersebut, sulit menentukan batas sebenarnya. Apa yang masih bisa ditukar? Apa yang tidak boleh dikorbankan? Kapan lebih baik meninggalkan meja negosiasi daripada menerima kesepakatan yang ada?

Tanpa jawaban atas pertanyaan tersebut, Anda sebenarnya sedang bernegosiasi tanpa fondasi yang kokoh.

Sekarang bayangkan situasi yang sama, tetapi sang pemimpin telah mempersiapkan BATNA-nya. Ia telah mengidentifikasi berbagai alternatif yang realistis, memperkuat pilihan terbaiknya, dan mengetahui dengan jelas batas kapan harus berhenti bernegosiasi.

Akibatnya, ia memasuki percakapan dengan ketenangan yang berbeda. Bukan sikap arogan atau berpura-pura percaya diri, melainkan keyakinan yang lahir dari persiapan. Ia tahu kapan sebuah kesepakatan lebih baik daripada alternatifnya, dan kapan lebih baik menolaknya.

Baca Juga: Bagaimana Membuat Orang “Tertarik” Sebelum Anda Banyak Bicara

Bangun Posisi Tawar Sebelum Negosiasi Dimulai

Banyak pemimpin menganggap BATNA hanya sebagai rencana cadangan apabila negosiasi gagal. Padahal, BATNA bukan sekadar jaring pengaman. BATNA dapat diperkuat bahkan sebelum negosiasi dimulai.

Penelitian Profesor Robin Pinkley dan rekan-rekannya menunjukkan bahwa alternatif yang dimiliki setiap pihak memengaruhi kekuatan negosiasi sekaligus hasil akhirnya². Semakin kuat dan jelas alternatif tersebut, semakin besar pula kebebasan yang dimiliki saat bernegosiasi.

Membangun BATNA dilakukan dengan mengidentifikasi berbagai pilihan, menguji seberapa realistis pilihan tersebut, lalu memperkuat alternatif terbaik sebelum memasuki ruang negosiasi.

Ingat, kualitas BATNA sangat bergantung pada kualitas proses berpikir yang mendasarinya.

Pahami Juga Posisi Pihak Lain

Mengetahui BATNA sendiri memang penting. Namun, tingkat persiapan berikutnya adalah memahami kemungkinan BATNA yang dimiliki pihak lawan.

Profesor Deepak Malhotra dan Max Bazerman menjelaskan bahwa negosiator yang efektif tidak hanya memperkirakan BATNA dan reservation value miliknya sendiri, tetapi juga milik pihak lain³. Hal ini penting karena negosiasi pada dasarnya adalah upaya memahami perbedaan alternatif, batas, serta tekanan yang dihadapi kedua belah pihak.

Saat mempersiapkan negosiasi, cobalah bertanya kepada diri sendiri:

• Apa yang akan mereka lakukan jika kesepakatan tidak tercapai?
• Alternatif apa yang benar-benar mereka miliki?
• Tekanan apa yang sedang mereka hadapi?
• Di bagian mana mereka memiliki ruang gerak lebih besar atau justru lebih sempit daripada yang mereka tunjukkan?

Di sinilah kerangka kerja LENS yang telah dibahas pada artikel sebelumnya kembali berperan. Mengambil perspektif pihak lain berarti memahami kondisi mereka sebelum percakapan dimulai, sekaligus terus mempertahankan pemahaman tersebut selama proses negosiasi berlangsung.

Bersiap Memimpin dengan Kerangka PLAN

Ketika menyadari bahwa kekuatan negosiasi tidak hanya ditentukan oleh apa yang Anda inginkan, cara Anda mempersiapkan diri pun akan berubah.

Anda tidak lagi hanya mempersiapkan hasil terbaik yang diharapkan, tetapi juga seluruh kemungkinan yang dapat terjadi: Anda memahami alternatif, batas, posisi pihak lain, serta ruang yang memungkinkan tercapainya kesepakatan.

Untuk membantu proses tersebut, penulis memperkenalkan kerangka PLAN, yaitu empat langkah persiapan sebelum menjalani negosiasi penting.

P. Prepare Your Alternatives

Identifikasi seluruh alternatif yang layak apabila negosiasi gagal mencapai kesepakatan.

Tuliskan semuanya secara rinci, bukan hanya memikirkannya dalam benak. Tanyakan kepada diri sendiri:

• Apa yang dibutuhkan untuk menjalankan setiap alternatif?
• Seberapa realistis alternatif tersebut?
• Berapa biaya yang diperlukan?
• Seberapa cepat alternatif itu dapat dijalankan?

Idealnya, persiapan ini dilakukan beberapa hari sebelum negosiasi, bukan pada malam sebelumnya.

L. Locate Your Limit

Tentukan batas kapan Anda harus berhenti bernegosiasi atau reservation value.

Batas ini bukan angka pembuka maupun target ideal, melainkan titik ketika BATNA Anda menjadi pilihan yang lebih baik daripada kesepakatan yang sedang ditawarkan.

Mengetahui batas ini akan membantu Anda mengambil keputusan dengan lebih tenang selama negosiasi berlangsung.

A. Assess Their Alternatives

Perkirakan apa yang akan dilakukan pihak lain apabila kesepakatan tidak tercapai.

Gunakan informasi mengenai kondisi, tekanan, keterbatasan, dan pilihan yang mereka miliki untuk memperkirakan batas mereka. Perkiraan tersebut mungkin tidak sepenuhnya tepat, tetapi cukup membantu untuk mengetahui apakah terdapat ZOPA, di mana ruang negosiasi sesungguhnya berada, dan seberapa besar peluang untuk mencapai kesepakatan.

N. Negotiate from Informed Strength

Ketika Anda memahami BATNA sendiri sekaligus memiliki gambaran mengenai BATNA pihak lain, Anda memasuki negosiasi dengan landasan yang kuat.

Anda tidak lagi bergantung pada jabatan ataupun rasa percaya diri yang dipaksakan. Sebaliknya, Anda telah memetakan seluruh kemungkinan sebelum tekanan muncul. Persiapan itulah yang memberikan kejelasan, ketenangan, keberanian, sekaligus keleluasaan dalam mengambil keputusan.

Bangun Kekuatan Sebelum Memasuki Ruang Negosiasi

Pengalaman negosiasi yang saya alami di awal karier mengajarkan satu hal yang terus saya ingat hingga sekarang: kekuatan yang Anda bawa ke ruang negosiasi sebenarnya dibangun jauh sebelum Anda memasuki ruangan tersebut.

Kekuatan itu lahir dari pemahaman terhadap alternatif yang dimiliki, kesadaran akan batas yang tidak boleh dilanggar, serta kemampuan memperkirakan langkah yang mungkin diambil pihak lain apabila kesepakatan tidak tercapai.

Persiapan seperti inilah yang menciptakan ketenangan. Anda akan mengetahui kapan harus terus mencari solusi, kapan harus tetap bertahan pada posisi Anda, dan kapan meninggalkan meja negosiasi merupakan pilihan yang paling bijaksana.

Baca Juga: Negosiasi di Segala Situasi

Karena itu, sebelum memasuki negosiasi penting berikutnya, lakukan persiapan sejak awal. Kenali BATNA Anda. Pahami batas Anda. Pelajari kemungkinan yang dimiliki pihak lain. Masuklah ke ruang negosiasi dengan kekuatan yang lahir dari persiapan, bukan sekadar dari jabatan atau kewenangan.

Tentu saja, persiapan terbaik pun hanya membawa Anda sampai pada titik tertentu. Ketika percakapan dimulai, tantangan berikutnya adalah mengelola emosi, memahami sinyal yang Anda tampilkan, sekaligus membaca emosi orang yang duduk di hadapan Anda.

Itulah pembahasan yang akan diulas pada artikel ketiga dalam seri ini, yaitu mengenai sinyal emosional yang memengaruhi jalannya negosiasi setelah percakapan dimulai.

Artikel ini diterbitkan ulang atas izin dari michellegibbings.com.