8 Cara Pemimpin Membangun Budaya Kinerja yang Kuat

Suka membaca artikel seperti ini? Subscribe newsletter kami dan dapatkan insight terbaru setiap bulan. 

Apa dampaknya bagi hasil kerja dan ketenangan pikiran Anda jika memiliki budaya kinerja dengan tim yang menuntaskan tanggung jawab, menyelesaikan masalah sejak dini, mengambil kepemilikan tanpa harus terus-menerus diingatkan, dan bertanggung jawab atas hasil kerja mereka?

Sebagian besar pemimpin akan mengatakan bahwa mereka menginginkan budaya seperti itu, tetapi hanya sedikit yang benar-benar berhasil membangunnya.

Sebab, menciptakan budaya kinerja yang sesungguhnya membutuhkan lebih dari sekadar menetapkan ekspektasi dan berharap orang-orang akan mengambil tanggung jawab. Dibutuhkan komunikasi yang konsisten, kepemimpinan yang terlihat dalam tindakan, serta kesediaan untuk menjadi contoh dari akuntabilitas yang Anda harapkan dari orang lain.

Jika Anda menginginkan tim yang berani menyampaikan masalah sejak dini, membahas persoalan secara langsung, dan secara konsisten melakukan apa yang telah mereka katakan akan dilakukan, delapan praktik kepemimpinan berikut dapat membantu Anda membangunnya.

1. Menjadi Teladan dalam Akuntabilitas

Sebelum meminta tim Anda menerapkan akuntabilitas, lihatlah kepemimpinan Anda sendiri secara jujur.

Apakah Anda sudah menyampaikan ekspektasi, prioritas, dan ukuran keberhasilan dengan sangat jelas? Apakah Anda secara konsisten melakukan tindak lanjut? Apakah Anda sudah menghubungkan “apa yang harus dilakukan” dengan “mengapa hal itu perlu dilakukan”?

Jika Anda seperti kebanyakan pemimpin yang pernah kami dampingi, Anda mungkin akan menemukan bahwa tanpa sengaja masih ada beberapa celah. Karena itu, membangun budaya kinerja perlu dimulai dengan percakapan untuk memperbarui komitmen.

Anda bisa mengatakan sesuatu seperti: “Saya menyadari bahwa selama ini saya belum selalu sejelas dan sekonsisten yang seharusnya. Mulai hari ini, kita akan memperbaiki cara kita menyampaikan ekspektasi dan menindaklanjutinya.”

Pernyataan ini akan menghasilkan tiga hal penting.

Pertama, Anda memberikan contoh akuntabilitas. Anda mengakui kekurangan Anda sendiri, dan hal itu membuat orang-orang dalam tim merasa lebih aman untuk melakukan hal yang sama.

Kedua, Anda mengurangi sikap defensif karena orang-orang melihat bahwa akuntabilitas bertujuan meningkatkan kinerja, bukan menyalahkan seseorang.

Terakhir, Anda menyelaraskan kembali ekspektasi untuk masa depan. Hal ini menciptakan batas yang jelas, dengan catatan Anda benar-benar menindaklanjutinya. Di sinilah langkah-langkah berikutnya berperan.

Jika Anda ingin tim yang berani mengakui kesalahan dan belajar dengan cepat, mereka perlu melihat Anda melakukannya terlebih dahulu.

2. Bekali Semua Orang dengan Tools Akuntabilitas yang Sama

Anda tidak bisa berharap orang-orang mampu melakukan percakapan akuntabilitas yang produktif jika mereka tidak pernah belajar bagaimana melakukannya.

Terlalu banyak pemimpin berasumsi bahwa karyawan secara alami tahu bagaimana memberikan umpan balik, membahas komitmen yang tidak terpenuhi, atau menghadapi ketegangan secara konstruktif. Padahal, tidak ada dari kita yang lahir dengan keterampilan tersebut. Anda harus mempelajarinya, begitu pula mereka.

Karena itu, kerangka komunikasi yang digunakan bersama sangat penting.

Kami mengajarkan INSPIRE Method karena metode ini memberikan cara yang praktis dan telah terbukti bagi pemimpin dan tim untuk melakukan percakapan tentang akuntabilitas dan umpan balik. Salah satu cara tercepat untuk membangun budaya kinerja adalah memberikan bahasa dan pendekatan yang sama kepada semua orang.

Tanpa tools yang digunakan bersama, percakapan tentang akuntabilitas sering kali menjadi samar, dipenuhi emosi, dan terasa personal.

Akibatnya, orang-orang menghindarinya. Namun, dengan kerangka yang sama, mereka mendapatkan kepercayaan diri dan kejelasan untuk berbicara satu sama lain.

Budaya kinerja bergantung pada kemampuan orang-orang untuk menyampaikan masalah secara produktif. Karena itu, berikan mereka tools yang dibutuhkan.

3. Harapkan Orang Lain Meminta Pertanggungjawaban Anda

Di sinilah budaya kinerja benar-benar menjadi nyata atau justru berubah menjadi sekadar kata-kata tanpa makna di dinding.

Banyak pemimpin akan melontarkan kalimat klise seperti, “Pintu saya selalu terbuka.” Bahkan, mereka mungkin tidak benar-benar bermaksud demikian.

Namun, jauh lebih sedikit pemimpin yang mengatakan, “Saya ingin Anda meminta pertanggungjawaban saya.”

Undangan yang bersifat umum terasa seperti sesuatu yang opsional. Sebaliknya, ekspektasi dan permintaan yang jelas agar orang-orang meminta pertanggungjawaban Anda dapat mengubah budaya dalam tim.

Ketika Anda secara terbuka mengharapkan anggota tim untuk mempertanyakan komitmen yang tidak terpenuhi, menunjukkan celah, atau mengajukan pertanyaan sulit, Anda menciptakan psychological safety melalui tindakan nyata.

Anda juga menegaskan sebuah prinsip penting: tidak ada seorang pun yang berada di atas akuntabilitas. Hal ini penting karena budaya kinerja dapat dengan cepat runtuh ketika orang-orang merasa bahwa standar yang berlaku berbeda berdasarkan jabatan atau status.

Baca Juga: 5 Perilaku Pemimpin yang Bisa Membuat Karyawan Takut Bersuara

4. Perkuat Hal-Hal yang Positif

Anda akan mendapatkan lebih banyak perilaku yang Anda dorong dan hargai. Namun, banyak pemimpin tanpa sadar membuat umpan balik tentang kinerja terasa negatif karena mereka hanya membahas masalah.

Budaya kinerja yang kuat juga memberikan ruang untuk mengakui keberhasilan. Ketika seseorang menangani tantangan dengan baik, secara konsisten menindaklanjuti tanggung jawabnya, atau memperbaiki sebuah proses, perhatikan hal tersebut. Bicarakan. Perkuat perilaku itu.

Hal ini tidak membutuhkan pujian yang berlebihan atau sekadar memberikan semangat tanpa makna. Pengakuan yang sederhana dan spesifik dapat memberikan dampak yang luar biasa:

• “Saya melihat bagaimana Anda secara proaktif menangani masalah pelanggan tadi.”
• “Anda menindaklanjutinya persis seperti yang kita diskusikan.”
• “Perbaikan proses itu menghemat waktu tim.”

Ketika Anda secara konsisten mengakui kinerja yang baik, percakapan tentang akuntabilitas akan terasa lebih seimbang dan kredibel. Dan ketika semua orang dilibatkan dalam memberikan umpan balik positif, Anda akan mendapatkan hasil yang lebih cepat.

5. Menjadi Teladan dalam Percakapan yang Anda Harapkan Dilakukan Orang Lain

Tim Anda mempelajari akuntabilitas dan seperti apa budaya kinerja melalui apa yang mereka lihat dari Anda.

Jika mereka tidak pernah melihat Anda membahas persoalan kinerja secara langsung, penuh hormat, dan konsisten, mereka juga tidak akan melakukannya.

Itulah sebabnya pemimpin yang serius tidak menyerahkan urusan akuntabilitas kepada HR atau lokakarya tahunan. Mereka menjadi teladan dalam situasi nyata.

Tim Anda seharusnya secara rutin mendengar Anda:

• memperjelas ekspektasi
• membahas komitmen yang tidak terpenuhi
• mengajukan pertanyaan dengan rasa ingin tahu
• menyelesaikan masalah secara kolaboratif
• memperkuat akuntabilitas dengan tetap menghormati orang lain

Semakin sering dan semakin normal percakapan seperti ini dilakukan, semakin kecil kemungkinan percakapan tersebut terasa penuh tekanan secara emosional. Pada akhirnya, percakapan ini dapat menjadi bagian dari operasional sehari-hari, bukan sesuatu yang ditakuti.

6. Minta Anggota Tim Saling Meminta Pertanggungjawaban

Setelah Anda memberikan contoh akuntabilitas dan menciptakan rasa aman di sekitarnya, Anda dapat mulai mengalihkan akuntabilitas secara horizontal di dalam tim.

Ketika semua masalah hanya mengalir ke atas, segala sesuatu akan menumpuk pada manajer. Masalah-masalah kecil dapat menjadi lebih besar karena rekan kerja menghindari percakapan langsung. Sebaliknya, latih orang-orang untuk terlebih dahulu menyampaikan persoalan secara langsung kepada satu sama lain.

Ketika seseorang datang kepada Anda dan menyampaikan kekesalannya terhadap rekan kerja, tanyakan, “Apakah Anda sudah melakukan percakapan INSPIRE dengannya?”

Jika diperlukan, lakukan role-play percakapan tersebut bersama mereka untuk membangun kepercayaan diri. Anda tidak perlu melakukannya setiap kali, tetapi beberapa sesi latihan seperti ini dapat membantu memperkuat ekspektasi dan keterampilan yang dibutuhkan.

Anda akan memperkuat rasa memiliki tanggung jawab dan membantu tim menyelesaikan masalah dengan lebih cepat dan lebih awal, sebelum rasa kesal, kebingungan, atau berbagai cara untuk mengakali situasi mulai terbentuk. Akuntabilitas antarrekan kerja yang sehat mengurangi drama karena orang-orang tidak lagi membawa masalah melalui manajer sebagai perantara.

Catatan: untuk persoalan yang membutuhkan intervensi pemimpin, misalnya pelanggaran hukum, praktik kerja yang tidak aman, diskriminasi, atau pelecehan, Anda perlu mengambil tindakan dan tidak sekadar meminta anggota tim menyelesaikannya sendiri.

Baca Juga: Self-Deception: Musuh Terbesar Pemimpin yang Tidak Disadari

7. Terapkan Akuntabilitas terhadap Akuntabilitas

Ketika pertama kali mengajak anggota tim untuk meminta pertanggungjawaban Anda, jangan terkejut jika sebagian besar dari mereka tidak melakukannya. Mereka mungkin tidak percaya bahwa Anda benar-benar serius. Mereka khawatir dengan akibatnya. Atau mereka merasa hal tersebut bukan tempat mereka.

Ini adalah momen penting bagi budaya kinerja yang baru mulai tumbuh. Ketika anggota tim menghindari meminta pertanggungjawaban Anda, berhentilah sejenak dan bimbing mereka saat itu juga.

Misalnya, Anda berjanji kepada tim akan membawa data dalam sebuah rapat, tetapi manajer Anda membuat Anda harus bekerja lebih lama sehingga Anda tidak sempat menyiapkannya. Namun, tidak ada seorang pun yang mengatakan apa-apa.

Sekaranglah waktunya untuk menerapkan akuntabilitas terhadap akuntabilitas.

Anda dapat mengatakan, misalnya: “Saya mengatakan akan membawa laporan hari ini, tetapi saya tidak membawanya. Menurut Anda, apa yang seharusnya terjadi selanjutnya?”

Ketika seseorang dengan ragu-ragu memberikan respons pertama, dorong mereka dan lanjutkan percakapannya. Setelah itu, pastikan Anda menindaklanjuti data yang telah Anda janjikan.

Awalnya, hal ini mungkin terasa tidak nyaman. Namun, Anda sedang menormalisasi percakapan tentang akuntabilitas, membangun kepercayaan diri, dan memperkuat budaya kinerja secara langsung.

8. Rayakan Akuntabilitas Saat Itu Terjadi

Ketika seseorang akhirnya berbicara tanpa perlu diminta dan meminta pertanggungjawaban Anda, reaksi Anda sangat menentukan.

Mereka mungkin menyampaikannya dengan blak-blakan dan kurang diplomatis. Namun, jika Anda bersikap defensif, mengabaikannya, atau menunjukkan kejengkelan, Anda akan langsung merusak budaya yang sedang Anda bangun.

Sebaliknya, rayakan momen tersebut.

Ketika seorang anggota tim mempertanyakan komitmen yang tidak terpenuhi atau membahas persoalan sulit secara langsung, akui hal tersebut di depan tim:

“Ya! Inilah yang perlu lebih sering kita lakukan.”

Mengapa?

Karena orang-orang akan mengulangi hal-hal yang Anda dorong dan rayakan.

Merayakan akuntabilitas membantu menjadikannya sesuatu yang normal. Perayaan mengubah akuntabilitas dari sesuatu yang berisiko menjadi sesuatu yang bernilai dan dihargai.

Seiring waktu, hal ini mengubah cara seluruh tim bekerja. Masalah muncul lebih awal. Kepercayaan menjadi semakin kuat. Rasa memiliki tanggung jawab meningkat. Stres berkurang karena orang-orang tidak lagi memendam rasa frustrasi yang belum terselesaikan dan kekhawatiran yang tidak disampaikan.

Membangun Budaya Kinerja Membutuhkan Konsistensi

Tim Anda tidak akan menjadi lebih akuntabel dengan sendirinya. Hal tersebut hanya akan terjadi jika dipimpin oleh seseorang yang:

• menjadi teladan dalam akuntabilitas
• membekali orang-orang dengan tools komunikasi
• memperkuat perilaku yang sehat
• menciptakan rasa aman dalam percakapan yang sulit
• secara konsisten menindaklanjuti komitmen

Meskipun praktik-praktik ini terdengar sederhana, menerapkannya membutuhkan keberanian dan konsistensi dari Anda. Sebab, pemimpinlah yang harus memulai.

Artikel ini pertama kali diterbitkan di letsgrowleaders.com.