你的一天由谁掌控?管理电子邮件的过载

14-08-2023 4 分钟阅读时长
电子邮件
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Pixabay用户Kate Stejskal

如何应对电子邮件过载问题,并重获你的工作效率

问是否记得“纸质备忘录”的答案可能会因年龄而异。对于不熟悉这一概念的人来说,“备忘录”是一种通信方式,它在工作场所已经基本不再使用。这种方式是这样的:你会写下你的消息,然后列出需要接收副本的所有人的名单放在页面顶部。消息会被打印出来,每个回复者的名字都会被突出显示。然后,这份备忘录会被放入内部邮件系统,并由邮件人员亲自递送。

一旦你收到了你的备忘录副本,通常你会有几天的时间来考虑如何回应。如果问题很紧急,你可能会打电话回复,但通常情况下,你会打字撰写回答,然后将它打印出来,再次放入内部邮件系统。

是的,这种通信方式的过程相对较慢,而在今天的工作世界中,回应所需的时间会感觉像过去了一生的时间,但它给了你时间思考。

现在一切都是即时的。人们期望电子邮件在最好或最坏的情况下都能在一天结束之前得到回应,甚至在一小时内。

当电子邮件首次引入时,它给人一种解放感。我仍然记得当时认为它多么了不起,以及它将使一切变得更加高效。不幸的是,情况并没有变得如此。

生产力正在下降

正如作者格雷琴·鲁宾所感叹的,技术是一个优秀的仆人,但却是一个糟糕的主人。这句话强调了技术的双重性质,即它可以在帮助人们的同时,如果不受控制,也可能对人们产生不良影响。

许多人已经对电子邮件上瘾,我们的一天受制于电子邮件收件箱。正如金融专家艾伦·科勒在最近的一则新闻中所解释的那样,这种情况正在严重损害我们的工作效率。我对他分享的关于每天产生的电子邮件数量的统计数据感到既惊讶又不足为奇。根据他分享的研究,每天会有3500亿封电子邮件进入收件箱,这相当于全球每个成年人每天平均要收到约70封电子邮件。

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这是一个巨大的数字,但我猜你可能会想:“是的,我收到的邮件数量大约就是这个数量”(或者你可能收到更多的邮件)。

电子邮件是有帮助的,但它们也已经成为一种纠正不良工作习惯的依赖工具。

挑战不良习惯

  • 人们使用电子邮件而不是进行具有挑战性的对话。
  • 人们使用电子邮件将问题从自己的桌子上转移到别人的桌子上。
  • 人们使用电子邮件来分散责任,避免做出决策。
  • 人们使用电子邮件是因为它似乎比其他沟通方式更快捷。
  • 人们在工作时间之外使用电子邮件,试图展示自己有多忙。

这个列表当然不是详尽无遗的,我相信你还可以添加其他情况。你认为还有什么遗漏的吗?

掌握自己的角色

电子邮件在我们的职业和个人生活中都扮演着特定角色,因此你需要质疑它们对你的作用。

问问自己:

  • 这是否需要通过电子邮件处理,或者如果我拿起电话打电话,是否能够获得更好和更有效的结果?
  • 如果我要发送一封电子邮件,我发送它的目的是否清楚,以及我需要收件人做什么?
  • 收件人列表中的每个人是否真的需要收到这封邮件,还是我在某种程度上在自保?
  • 电子邮件的语气是否清晰,或者它是否容易被误解?
  • 我是否正在与同事展开电子邮件战,这是否会激化问题?

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避免过载

避免电子邮件过载需要纪律、实践和明确的工作方式。

作为一个团队,讨论何时使用电子邮件是适当的沟通方式,以及何时其他工具或面对面交流更为有效。这种讨论有助于确定在不同情境下如何最好地进行沟通,从而提高团队的工作效率。不同的情况可能需要不同的沟通方式,例如,紧急情况可能需要直接的面对面交流,而非紧急的信息可以通过电子邮件传达。这种明确的讨论可以帮助团队更好地规划和组织他们的沟通方式。

此外,制定电子邮件使用的协议可能有助于解决问题。一些组织制定了具体的标准,并采用了无电子邮件日或无电子邮件时间段。这意味着他们在特定的时间或日期内,限制或禁止使用电子邮件作为沟通工具。这些措施旨在帮助员工更好地管理他们的电子邮件使用,以提高工作效率和减少电子邮件的负面影响。

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其他组织明确规定了如何处理标准工作时间之外的电子邮件。例如,在电子邮件的签名区域中,使用提醒信息[“注意:我有弹性工作时间,因此我在适合我的时间发送了这封电子邮件。XX 公司支持灵活的工作方式,请在您的标准工作时间内回复这封电子邮件“]。这意味着他们在发送电子邮件时会提醒接收方,发件人有灵活的工作时间,并且鼓励接收方在他们的标准工作时间内回复电子邮件。这有助于明确工作时间和非工作时间,以避免在非工作时间打扰员工,同时促进灵活的工作实践。

另一些组织实施了关于在个人工作时间之外发送电子邮件的系统管理规定。例如,如果您尝试在某人的标准工作时间之外发送电子邮件,系统将生成一个提示,询问您:“您是否要在收件人的标准工作时间之外发送此消息?”这种规定通过技术手段来提醒和鼓励员工在合适的时间内发送电子邮件,以遵守工作时间的规定,从而帮助维护工作与非工作时间的分隔。这有助于减轻员工在非工作时间被不必要的电子邮件打扰的情况。

不要成为电子邮件提示音或消息提醒的奴隶。关闭消息提醒,这样你就可以控制何时以及如何处理电子邮件。这意味着你可以在自己选择的时间内查看和回复电子邮件,而不是被不断弹出的消息打断工作或个人时间。这有助于更好地管理电子邮件,减少分散注意力,提高工作效率。

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此外,考虑以下事项:

  1. 在撰写电子邮件时,优先考虑清晰和简洁。明确陈述电子邮件的目的和所需的操作,以避免混淆和不必要的来回沟通。
  2. 使用明确的主题标题,以便接收方可以有效地对电子邮件进行分类和设置优先级。
  3. 只将电子邮件发送给需要的人,避免抄送多个人。
  4. 在可能的情况下,只处理一次电子邮件。这意味着当电子邮件进入您的收件箱时,决定哪些可以立即采取行动,哪些需要更多的思考。
  5. 不要在紧张和处于“反应模式”下发送电子邮件。
  6. 考虑何时回复、转发和将特定团队成员列入其中,以防止不必要的电子邮件循环和电子邮件拥堵。这些实践有助于更有效地处理电子邮件,减少不必要的沟通和提高工作效率。

设定一个安静区域

当你想进行深入思考的工作时,你需要空间和时间来思考和反思。当你在任务和回复电子邮件之间不断切换时,很难做到这一点。

不断检查电子邮件会打断工作流程,降低效率和生产力。

将一天的时间分成不同的时间块,并留出专门的时间来回复电子邮件是有帮助的。在这些时间之外,不要查看你的电子邮件。

我曾经见过一些人在他们的电子邮件签名底部添加消息,告知他们的电子邮件收件箱“安静时间”,只在早上和下午查看邮件。虽然这种方法可能不适合所有的角色或工作场所,但可以确定适合你的方式来管理电子邮件。

“Inbox Zero”零电子邮件收件箱并不是一种神奇的解决方案

当你的收件箱中没有电子邮件时,会有一种解脱感,许多生产力专家都建议争取实现这一目标。

“Inbox Zero”方法涉及定期处理电子邮件并采取行动(即回复、归档或删除),以保持清洁和有序的收件箱。专家建议创建文件夹和标签,根据项目、客户或紧急程度,对电子邮件进行分类和组织。然而,这种方法并不是一种神奇的解决方案,特别是当追求“零”成为你工作日的主要目标时。

在每一天开始时,明确你需要集中精力和引导能量的地方。当你精力充沛、大脑处于最佳状态时,首先做最重要的事情。在思考和精力的程度匹配的时间内,检查和回复电子邮件。

你想要控制自己的工作日,而不是让其他因素和技术来控制你的工作日。

 

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周妙錥(Meow Ee Chew)翻译

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米歇尔·吉宾斯(Michelle Gibbings)是澳大利亚职业导师,同时也是名作家,主要致力于帮助人们进行职业规划,改善与同事、上司之间的关系并且寻找更满意的工作,实现幸福人生。

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