Mesyuarat Panjang Bukan Tanda Produktif

Pernah duduk dalam meeting, sudah 30 minit berlalu tetapi masih tidak jelas apa sebenarnya yang ingin dicapai? Perbincangan pula meleret ke sana sini, kadang-kadang masuk topik sampingan yang tidak berkesudahan, malah ada juga situasi “perdebatan kecil” yang langsung tidak menambah nilai.

Situasi ini bukan asing—ramai yang pernah mengalaminya.

Berdasarkan metodologi KATA, berikut beberapa perkara yang boleh diperbaiki untuk memastikan meeting lebih efektif:

1. Target / Goal Setting
Setiap meeting perlu dimulakan dengan penetapan tujuan yang jelas. Nyatakan apa yang ingin dicapai di akhir sesi, contohnya: “The aim of this meeting is…”
Tidak perlu panjang atau berbelit. Ringkas, tepat, dan mudah difahami sudah mencukupi.

2. Current Situation
Seterusnya, jelaskan situasi semasa berdasarkan fakta yang relevan. Ini penting supaya semua peserta berada pada halaman yang sama sebelum perbincangan diteruskan.

3. Challenges
Senaraikan 3 hingga 5 cabaran utama yang menjadi penghalang, berdasarkan data dan fakta, bukan andaian. Dari situ, fokuskan perbincangan kepada 2 atau 3 isu paling kritikal menggunakan prinsip 80/20.

4. Next Action & Expectation
Tentukan tindakan seterusnya secara jelas: siapa (PIC), apa tindakan, dan bila deadline. Ini adalah bahagian yang mengubah perbincangan kepada hasil sebenar.

5. Follow Up
Tetapkan masa untuk semakan semula status tindakan. Idealnya dalam 1–2 hari, bergantung kepada keperluan. Jika terlalu lama, momentum akan hilang dan hasil meeting menjadi lambat tercapai. Untuk isu penting, follow-up harian mungkin diperlukan.

Meeting yang berkesan tidak bergantung pada tempoh masa yang panjang. Ia bergantung pada kejelasan, fokus, dan struktur. Elakkan emosi yang tidak perlu, perbincangan yang meleret, dan jumlah peserta yang berlebihan.

Tiada siapa mahu keluar dari meeting dengan kepala yang semakin serabut. Jadi, ringkaskan proses, perbaiki struktur, dan tingkatkan disiplin dalam setiap sesi perbincangan.

Semoga yang menulis mendapat lebih manfaat daripada yang membaca, inshaAllah.