Perangkap Rundingan yang Bermula Sebelum Perbincangan Bermula

Pada awal kerjaya saya, saya pernah terlibat dalam satu rundingan berisiko tinggi yang memerlukan persediaan jauh lebih rapi daripada yang saya jangkakan.

Sebelum memasuki bilik rundingan, kami menjalani latihan rundingan secara intensif. Kami mengenal pasti isu-isu utama, memetakan pihak berkepentingan, menguji andaian dan berlatih bagaimana perbualan itu mungkin berlangsung.

Ketika itu, saya beranggapan bahawa kejayaan dalam rundingan bergantung kepada kemampuan untuk meyakinkan pihak lain. Saya percaya bahawa hujah yang terbaik, pembentangan yang paling kukuh, ketenangan di bawah tekanan dan keupayaan mempertahankan pendirian ialah kunci utama.

Namun, latihan tersebut mengajar saya satu pengajaran yang saya pegang sehingga hari ini:

Jangan memasuki rundingan hanya dengan mengetahui apa yang anda mahukan. Masuklah dengan mengetahui apa yang akan anda lakukan sekiranya anda tidak mendapatnya.

Mengapa BATNA Penting?

Kebanyakan pemimpin memasuki rundingan dengan persediaan yang rapi tentang apa yang ingin mereka capai. Namun, jauh lebih sedikit yang membuat persediaan dengan tahap disiplin yang sama tentang tindakan yang akan diambil sekiranya mereka tidak memperoleh apa yang diinginkan.

Perbezaan ini amat penting.

Kekuatan dalam rundingan bukan hanya datang daripada jawatan, keyakinan atau kebolehan mempertahankan pendirian. Ia juga datang daripada memahami pilihan alternatif, mengetahui had sendiri dan melakukan persediaan tersebut sebelum tekanan bermula.

Dalam dunia rundingan, sumber kekuatan ini dikenali sebagai BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement).

Dalam buku Getting to Yes, Roger Fisher, William Ury dan Bruce Patton menjelaskan bahawa tujuan rundingan adalah untuk mencapai hasil yang lebih baik daripada apa yang boleh dicapai tanpa rundingan.

BATNA ialah pilihan terbaik yang realistik sekiranya sesuatu rundingan gagal mencapai persetujuan.

Ia bukan satu helah, bukan juga hasil yang ideal atau senario paling buruk yang ingin dielakkan. Sebaliknya, BATNA ialah pilihan yang benar-benar akan anda ambil sekiranya objektif utama tidak dapat dicapai.

Apabila anda mengetahui BATNA sendiri, anda mempunyai titik rujukan yang jelas. Anda boleh menilai sama ada tawaran di hadapan anda lebih baik daripada pilihan yang tersedia di luar bilik rundingan.

Tanpa kejelasan ini, seseorang lebih mudah dipengaruhi oleh harapan, ketakutan, tekanan atau keinginan untuk segera memuktamadkan perjanjian.

Malah, individu yang mempunyai BATNA yang lebih kukuh boleh memiliki kuasa rundingan yang lebih besar berbanding individu yang memegang jawatan lebih tinggi.

Sebagai contoh, seorang pekerja junior yang mempunyai tawaran kerja daripada syarikat lain dan tidak terdesak untuk kekal mungkin berada pada kedudukan rundingan yang lebih kukuh. Sebaliknya, seorang pemimpin kanan yang tidak mampu membiarkan rundingan gagal dan tidak mempunyai alternatif yang meyakinkan mungkin sebenarnya berada pada kedudukan yang lebih lemah, walaupun kelihatan yakin.

Di sinilah dua lagi konsep penting turut memainkan peranan, iaitu nilai tempahan (reservation value) dan Zon Kemungkinan Persetujuan (Zone of Possible Agreement – ZOPA).

Nilai tempahan ialah had minimum yang anda sanggup terima sebelum memilih untuk meninggalkan rundingan. Jika tawaran yang diterima berada di bawah had tersebut, BATNA anda menjadi pilihan yang lebih baik.

Manakala ZOPA ialah ruang di antara had anda dan had pihak satu lagi. Jika ruang ini wujud, persetujuan mungkin dapat dicapai. Jika tidak, sebarang pujukan, tekanan atau usaha berterusan tidak akan menghasilkan perjanjian yang benar-benar menguntungkan kedua-dua pihak.

Sebab itulah persediaan amat penting. Anda bukan sahaja perlu mengetahui apa yang anda mahukan, malah anda juga perlu tahu tindakan yang akan diambil sekiranya jawapannya ialah "tidak".

Apa Berlaku Tanpa Persediaan?

Bayangkan seorang pemimpin yang sedang bersedia untuk rundingan penting. Sebahagian besar masanya dihabiskan untuk memikirkan perkara yang ingin dicapai seperti struktur harga, syarat perjanjian, hasil yang diinginkan dan hujah yang akan digunakan. Namun, apabila rundingan menjadi sukar, beliau mula hilang arah.

Saya pernah bekerja dengan beberapa pemimpin yang mengalami situasi seperti ini.

Mereka merasakan persediaan mereka sudah mencukupi kerana tahu apa yang mereka mahukan, tetapi mereka tidak menilai pilihan alternatif yang ada.

Apabila pihak satu lagi memberi tekanan berterusan terhadap syarat penting, mereka akhirnya mengalah lebih daripada yang dirancang. Bukan kerana mereka lemah, tetapi kerana mereka tidak pernah memikirkan pilihan lain sebelum rundingan bermula.

Tanpa persediaan tersebut, sukar untuk mengetahui had sebenar diri sendiri.

Apakah perkara yang sanggup anda kompromi?

Apakah perkara yang tidak boleh dikorbankan?

Bilakah lebih baik meninggalkan rundingan daripada menerima tawaran yang ada?

Jika anda tidak mempunyai jawapan kepada persoalan-persoalan ini, anda sebenarnya sedang berunding tanpa asas yang kukuh.

Sebaliknya, bayangkan seorang pemimpin yang telah melakukan persediaan BATNA dengan baik.

Beliau telah mengenal pasti pilihan alternatif yang realistik, mengukuhkan pilihan terbaik dan mengetahui dengan jelas had minimum yang boleh diterima.

Hasilnya, beliau memasuki rundingan dengan lebih tenang.

Bukan kerana mahu menunjuk-nunjuk atau berpura-pura yakin, tetapi kerana beliau benar-benar memahami kedudukannya.

Beliau tahu bila sesuatu tawaran lebih baik daripada alternatif yang dimiliki dan bila masa yang sesuai untuk menolaknya.

Kukuhkan Kedudukan Anda Lebih Awal

Ramai pemimpin menganggap BATNA sekadar pelan sandaran apabila rundingan tidak berjalan seperti yang dirancang.

Hakikatnya, BATNA jauh lebih penting daripada itu.

Ia ialah sesuatu yang boleh diperkukuhkan sebelum rundingan bermula.

Kajian oleh Profesor Robin Pinkley dan rakan-rakannya menunjukkan bahawa pilihan alternatif mempengaruhi kuasa rundingan dan hasil yang dicapai. Semakin kukuh dan jelas pilihan alternatif yang dimiliki, semakin besar kebebasan seseorang semasa berunding.

Anda boleh mengukuhkan BATNA dengan mengenal pasti semua pilihan yang ada, menilai sejauh mana pilihan tersebut realistik dan memperkukuhkan pilihan terbaik sebelum perbualan berlangsung.

Ingatlah, kualiti BATNA hanya sebaik proses pemikiran yang digunakan untuk membinanya.

Fahami Kedudukan Pihak Satu Lagi

Mengetahui BATNA sendiri ialah langkah pertama.

Langkah seterusnya ialah cuba memahami BATNA pihak yang satu lagi.

Profesor Deepak Malhotra dan Max Bazerman menjelaskan bahawa perunding yang berkesan bukan sahaja menganggarkan BATNA dan nilai tempahan sendiri, malah turut menilai BATNA pihak lawan.

Ini penting kerana rundingan sebenarnya ialah usaha memahami jurang antara pilihan, had dan tekanan yang dihadapi oleh kedua-dua pihak.

Semasa membuat persediaan, tanyakan kepada diri sendiri:

Apakah yang akan mereka lakukan jika tiada persetujuan dicapai?

Apakah pilihan alternatif yang benar-benar mereka miliki?

Apakah tekanan yang sedang mempengaruhi keputusan mereka?

Dalam aspek manakah mereka mempunyai lebih atau kurang ruang untuk berunding berbanding yang mereka tunjukkan?

Di sinilah rangka kerja LENS yang diperkenalkan dalam artikel pertama menjadi relevan.

Mengambil perspektif pihak lain bermaksud membuat persediaan untuk memahami keadaan mereka sebelum rundingan bermula dan terus mengekalkan perspektif tersebut sepanjang proses rundingan.

Artikel ini mungkin menarik minat anda:

Membuka Kunci Kuasa Rundingan: Kunci Kejayaan Anda

Bersedia untuk Memimpin dengan Rangka Kerja PLAN

Apabila anda memahami bahawa kekuatan rundingan datang daripada lebih daripada sekadar mengetahui apa yang anda mahukan, cara anda membuat persediaan juga akan berubah.

Anda tidak lagi hanya bersedia untuk hasil yang diinginkan.

Sebaliknya, anda turut bersedia terhadap keseluruhan situasi — memahami pilihan alternatif dan had kedua-dua pihak serta mengenal pasti ruang yang memungkinkan persetujuan dicapai.

Di sinilah rangka kerja PLAN boleh membantu.

P — Prepare your alternatives (Sediakan pilihan alternatif)

Kenal pasti semua pilihan yang boleh diambil sekiranya rundingan gagal.

Tuliskan setiap pilihan secara terperinci.

Pertimbangkan:

Apakah yang diperlukan untuk melaksanakannya?

Sejauh mana pilihan itu realistik?

Apakah kosnya?

Berapa cepat ia boleh dilaksanakan?

Sebaiknya lakukan persediaan ini beberapa hari sebelum rundingan, bukan pada malam sebelumnya.

L — Locate your limit (Kenal pasti had anda)

Tentukan had minimum atau nilai tempahan anda.

Ini bukan angka pembukaan atau sasaran ideal.

Sebaliknya, ia ialah had sebenar di mana BATNA anda lebih baik daripada tawaran yang diterima.

Mengetahui had ini membantu anda membuat keputusan dengan lebih tenang ketika rundingan berlangsung.

A — Assess their alternatives (Nilai pilihan alternatif mereka)

Fikirkan apakah tindakan pihak satu lagi sekiranya rundingan tidak mencapai persetujuan.

Gunakan maklumat yang anda miliki tentang situasi, tekanan, kekangan dan pilihan mereka untuk menganggarkan had minimum mereka.

Walaupun anggaran itu tidak semestinya tepat, ia membantu anda mengenal pasti sama ada ZOPA wujud dan sejauh mana ruang untuk berunding.

N — Negotiate from informed strength (Berunding dengan kekuatan berasaskan persediaan)

Apabila anda memahami BATNA sendiri dan mempunyai anggaran yang munasabah tentang BATNA pihak satu lagi, anda memasuki rundingan dengan persediaan yang kukuh.

Anda tidak bergantung semata-mata pada jawatan atau keyakinan yang dibuat-buat.

Sebaliknya, anda telah memahami keseluruhan keadaan sebelum tekanan bermula.

Persediaan inilah yang membolehkan anda berunding dengan lebih jelas, tenang, berani dan yakin.

Kukuhkan Kekuatan Sebelum Melangkah Masuk

Pengalaman dan latihan rundingan yang saya lalui pada awal kerjaya mengajar saya satu perkara yang masih saya pegang sehingga hari ini.

Kekuatan yang anda bawa ke dalam bilik rundingan sebenarnya dibina sebelum anda melangkah masuk ke dalamnya.

Ia datang daripada memahami pilihan alternatif sendiri, mengetahui had yang dimiliki dan memikirkan dengan teliti tindakan yang mungkin diambil oleh pihak satu lagi sekiranya persetujuan tidak dicapai.

Persediaan inilah yang memberikan ketenangan.

Ia membantu anda mengetahui bila perlu terus berunding, bila perlu bertegas dan bila masa yang paling bijak untuk berundur.

Jadi, sebelum rundingan penting anda yang seterusnya, lakukan persediaan lebih awal.

Kenali BATNA anda.

Ketahui had anda.

Fahami kedudukan pihak satu lagi.

Masuklah ke bilik rundingan dengan kekuatan yang lahir daripada persediaan, bukan semata-mata bergantung pada autoriti jawatan.

Sudah tentu, walau sehebat mana persediaan sekalipun, ia hanya membawa anda sehingga satu tahap. Apabila rundingan bermula, satu lagi elemen penting akan memainkan peranan, iaitu emosi yang anda rasai, emosi yang anda tunjukkan dan isyarat emosi yang dipamerkan oleh pihak di hadapan anda.

Itulah fokus artikel ketiga dalam siri ini, yang akan mengupas bagaimana isyarat emosi mempengaruhi perjalanan sesuatu rundingan.