Rahasia Orang Super Produktif: 6 Kebiasaan yang Bisa Ditiru

Cara sederhana untuk bekerja lebih fokus dan efektif

Produktivitas tinggi adalah aspirasi yang sulit didefinisikan dalam dunia kerja modern. Tantangannya, sulit menentukan prioritas ketika semua hal tampak penting. Gangguan datang dari mana-mana. Anda terhubung dalam panggilan Zoom, berniat berbicara sebentar, tapi tiba-tiba setengah jam berlalu. Satu balasan email berubah menjadi percakapan panjang “Reply All”, sementara permintaan mendadak menghabiskan sisa hari Anda. Tidak heran jika hari berakhir tanpa rasa benar-benar menyelesaikan sesuatu.

Orang yang sangat produktif memiliki kejelasan tentang apa yang harus diselesaikan dan kapan waktunya. Mereka mampu menyingkirkan gangguan dan tidak mengacaukan kesibukan dengan kesuksesan.
Lalu bagaimana cara mengelola “kebisingan” di sekitar Anda dan fokus pada hal-hal yang benar-benar bernilai? Berikut enam kebiasaan yang bisa Anda terapkan.

1. Tujuan: Kotak Masuk Nihil (Inbox Zero)

Kotak masuk yang rapi adalah rahasia pertama produktivitas saya. Setiap kali menyelesaikan tugas, saya langsung menghapus semua email terkait. Sebaliknya, email yang belum dibuka menjadi pengingat bagi saya untuk menuntaskan tugas yang belum selesai. Dengan sistem ini, saya dapat mengarsipkan pekerjaan seiring datangnya pesan baru. Hasilnya menenangkan, sekaligus membantu saya tetap mengendalikan hal yang tidak bisa saya kontrol: orang lain yang terus menekan tombol “Send”.

Tentu, beberapa sistem email tidak memungkinkan pencarian di folder “Deleted”. Dalam hal ini, solusinya adalah membuat sistem penyaringan. Daripada menghapus email yang sudah dibaca, Anda bisa memindahkannya ke folder terpisah untuk pencarian di kemudian hari. Yang terpenting, jaga agar kotak masuk tetap menjadi tempat menerima pesan, bukan tempat menimbun segalanya.

Ketika saya perlu berpikir mendalam, saya melangkah lebih jauh. Saya mematikan internet, menonaktifkan email dan notifikasi agar bisa masuk ke kondisi fokus penuh. Di sinilah saya mampu menulis, merencanakan, dan memecahkan masalah besar dengan jernih.

2. Seimbangkan Tujuan Strategis dan Operasional

Dalam peran baru saya sebagai kepala Blanchard Innovation Lab, fokus kerja saya bergeser. Kini saya lebih sedikit terlibat dalam kebutuhan operasional sehari-hari dan lebih banyak melihat ke depan, merancang arah masa depan organisasi.

Berhasil dalam peran seperti ini menuntut saya berkata “tidak” pada hal-hal yang sebelumnya mudah saya katakan “ya”. Saya harus terbiasa tidak selalu terhubung dengan semua aspek bisnis. Pekerjaan yang berorientasi masa depan memang bisa terasa seperti kemewahan, tetapi kenyataannya tidak. Ini adalah pekerjaan penting yang menuntut perencanaan dan desain sistem agar semua pihak dapat berkontribusi secara bermakna. Ini adalah pekerjaan strategis dan sering kali melibatkan banyak spreadsheet.

Baca Juga: Bagaimana Cara Mengelola Waktu Supaya Tetap Seimbang?

3. Hargai Waktu Anda

Orang yang produktif sangat pandai mengelola waktu. Misalnya, ketika ada permintaan untuk membantu proyek penting, Anda bisa merespons dengan dua cara.

Pertama, mengatakan: “Baik, saya akan kerjakan. Kapan dibutuhkan?” Masalahnya, jawaban ini membuat Anda kehilangan kendali, karena orang lain kini menentukan jadwal Anda.
Sebaliknya, Anda bisa menjawab: “Baik, saya bisa bantu. Saya bisa menyerahkan hasilnya Selasa depan. Saya akan blok waktu di hari Senin untuk mengerjakannya.”
Dengan cara ini, Anda menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu Anda sendiri sekaligus menjadi negosiator yang lebih baik.

Waktu adalah sumber daya terbatas. Kuasai waktu Anda, baik secara aktif dengan mengatur jadwal, maupun pasif dengan memblokir waktu fokus di kalender Anda.

4. Gunakan Jadwal Anda dengan Cerdas

Salah satu berkah dari masa pandemi bagi para pekerja pengetahuan adalah kebebasan mengatur jadwal dan cara bekerja. Kini kita lebih terbuka terhadap fleksibilitas, tidak lagi menilai diri sendiri atau orang lain karena bekerja di jam atau hari yang berbeda. Ketika ekspektasi menjadi jelas, semua pihak diuntungkan.

Kenali kapan Anda bekerja paling baik dan kapan tidak. Misalnya, saya tahu Jumat sore bukan waktu paling produktif, tetapi Minggu malam sering kali menjadi momen penuh energi. Saya tidak menerima panggilan atau email di Selasa pagi karena harus mengurus anak. Saya blok Rabu sore untuk bermain golf atau hoki es. Namun, saya bisa saja mengirim banyak email larut malam setelah kembali dari kegiatan tersebut. Saat melakukannya, saya atur agar pesan terkirim pagi hari, bukan membangunkan orang lain dengan notifikasi tengah malam.

5. Nikmati Pencapaian Kecil

Saya tipe orang yang senang menyelesaikan sesuatu. Menandai daftar tugas yang sudah selesai memberi saya rasa puas. Menyeimbangkan proyek besar dan kecil membantu menjaga motivasi. Saat merasa lelah dari pekerjaan berat, mengerjakan hal kecil bisa menjadi jeda produktif.

Anda bisa melakukannya di kertas, aplikasi ponsel, atau platform produktivitas kerja seperti Tasks di Outlook. Tulis tugas besar (misalnya: menyusun kerangka sistem manajemen konten) dan tugas kecil (misalnya: menentukan peserta sesi desain berikutnya). Keduanya penting dan sama-sama memuaskan saat dicentang. Bedanya hanya pada tingkat usaha yang dibutuhkan.

Baca Juga: Jangan Remehkan Healing: Self-Care Bukan Manja, Tapi Survival

6. Hargai Keheningan

Saya seorang ekstrovert. Saya mendapat energi dari orang lain dan suka berbicara. Namun, saya juga sangat menghargai keheningan.

Saat berjalan-jalan dengan anjing saya, saya menikmati ketenangan itu. Dalam hening, ide-ide baru sering muncul tanpa dipaksa. Setelah itu, saya kembali bekerja dengan fokus tinggi. Penelitian menunjukkan bahwa otak membutuhkan waktu tenang, meski budaya kita jarang merayakannya. Beberapa menit dalam diam saja sudah cukup membawa manfaat besar.

Saya harap beberapa kebiasaan ini dapat membantu Anda seperti halnya membantu saya. Bagikan juga cara Anda sendiri untuk tetap produktif di tengah hiruk pikuk dunia kerja.