Apakah Soalan Panduan Anda?

Dec 24, 2023 6 Minit
Soalan
Sumber:

Gambar oleh Mohamed Hassan daripada Pixabay

Buka Potensi Penyoalan Berkesan dalam Kepimpinan

Soalan. Mereka boleh menjadi kuat dan provokatif. Membantu dan tidak membantu. Apabila diletakkan dengan baik, mereka lebih daripada ungkapan linguistik yang mencari jawapan. Mereka boleh memangkinkan dialog, pemikiran kritis, penyelesaian masalah dan membina hubungan.

Mereka juga boleh membantu membimbing keputusan yang anda buat secara peribadi dan profesional. Satu soalan yang saya gunakan untuk membimbing membuat keputusan ialah, ‘Jika saya melakukan ini, adakah ia akan terlalu merumitkan hidup saya?’. Jika jawapannya ya, maka jawapan sama ada saya melakukan tindakan itu adalah tidak.

Soalan yang baik adalah bahagian penting dalam kit alat kepimpinan anda. Soalan yang tepat pada masa yang tepat membuka pintu kepada idea baharu, boleh mendedahkan andaian asas dan memupuk rasa ingin tahu, kerjasama, kreativiti dan kemajuan. Mereka boleh memudahkan pembelajaran, membina kepercayaan dan membantu mewujudkan persekitaran kerja yang lebih terbuka dan telus. Digunakan dengan bijak, mereka boleh mendedahkan punca isu, membolehkan pemahaman yang lebih mendalam tentang masalah dan membawa kepada strategi dan membuat keputusan yang lebih berkesan.

Kepimpinan bukan tentang mempunyai semua jawapan. Ia mengenai bertanya soalan yang betul.

Tetapi tidak semua soalan dicipta sama. Sesetengah soalan boleh menutup komunikasi, manakala soalan lain boleh memberi inspirasi. Sesetengah soalan boleh mengehadkan kemungkinan, sementara yang lain boleh mengembangkannya. Sesetengah soalan boleh menjana ketakutan, sementara yang lain boleh menjana kepercayaan.

Jadi, apakah perbezaannya, dan bagaimana anda boleh mengelakkan gaya penyoalan yang tidak membantu yang boleh menghalang keberkesanannya?

Soalan yang ditutup

Gaya penyoalan yang tidak membantu menutup komunikasi dan merosakkan hubungan. Empat soalan utama adalah tertutup, terkemuka, tembakan pantas dan dimuatkan.

Soalan tertutup memerlukan jawapan ya atau tidak. Mereka mengehadkan kedalaman dan keluasan perbualan, yang bermaksud anda akan kehilangan cerapan dan maklumat yang berharga. Mereka juga boleh membuat anda kelihatan tidak berminat atau meremehkan. Contohnya, ‘Adakah anda menyelesaikan laporan?’ atau ‘Adakah anda menyelesaikan tugasan atau tidak?’ Soalan-soalan ini tidak memberi ruang untuk penjelasan atau konteks, menyekat komunikasi dan sambungan terbuka.

Soalan memimpin mengarahkan orang ke arah jawapan yang telah ditetapkan, mengehadkan keupayaan mereka untuk berfikir secara bebas. Mereka sering membayangkan berat sebelah atau agenda tersembunyi, menyebabkan orang berasa dimanipulasi atau dipaksa. Sebagai contoh, ‘Bukankah sudah jelas bahawa pilihan B adalah salah?’ Atau ‘Anda mesti bersetuju bahawa pendekatan ini adalah yang terbaik, bukan?’ Soalan sedemikian boleh menekan ahli pasukan untuk mematuhi perspektif anda dan hanya bersetuju dengan anda.

Soalan pantas membedil ahli pasukan dengan berbilang pertanyaan dengan pantas tanpa memberi mereka peluang untuk menjawab. Ia boleh berasa menggerunkan dan menakutkan sambil membuat anda kelihatan tidak sabar atau bermusuhan. Sebagai contoh, 'Siapa yang melakukan ini? Bilakah ini berlaku? Bagaimana ini berlaku? Mengapa ini berlaku? Apa yang anda akan lakukan mengenainya?’

Soalan yang dimuatkan mengandungi andaian palsu atau boleh dipersoalkan atau tuduhan tersembunyi. Mereka boleh meletakkan orang untuk bertahan, mewujudkan suasana psikologi yang tidak selamat. Contohnya, ‘Mengapa kerja anda selalu lewat?’ atau ‘Mengapa anda selalu terakhir membalas?’

Soalan untuk berhubung dan bertanya

Sebaliknya, gaya penyoalan yang berwawasan dan berkuasa memupuk dialog, sambungan dan inovasi. Mereka juga boleh meningkatkan kredibiliti dan reputasi anda. Berusaha untuk rasa ingin tahu, penerokaan dan refleksi. Sebagai contoh:

  • 'Bolehkah anda berkongsi pandangan anda tentang cabaran kita semasa projek? Apakah strategi yang anda fikir boleh menambah baik pendekatan kita pada masa hadapan?’ Ini menggalakkan penerokaan terperinci tentang situasi dan mengundang cadangan yang membina.
  • 'Saya ingin tahu untuk mendengar pendapat anda tentang strategi semasa kita. Apakah faktor yang anda percaya perlu kita pertimbangkan?’ Soalan-soalan ini menggalakkan rasa ingin tahu, menggalakkan ahli pasukan untuk mendalami analisis mereka dan berkongsi perspektif yang pelbagai.
  • ‘Apakah beberapa keperluan pelanggan kita yang tidak dipenuhi?’ atau ‘Bagaimanakah kita boleh memanfaatkan kekuatan kita untuk mencipta kelebihan daya saing?’. Soalan gaya penerokaan menggalakkan pemikiran yang mendalam dan membantu mendedahkan keperluan, peluang dan cabaran tersembunyi.
  • Berdasarkan maklum balas anda, mungkin terdapat beberapa kebimbangan. Bolehkah anda membantu saya memahami perspektif anda dengan lebih baik?” Soalan seperti ini menunjukkan komitmen anda untuk memahami pandangan pasukan dan menyelesaikan isu. Mereka juga menggalakkan ahli pasukan anda untuk memeriksa pemikiran, perasaan, tindakan dan hasil mereka.

Petua untuk bertanya soalan yang baik

Bertanya soalan - soalan yang bagus - adalah kemahiran, dan ia adalah kemahiran yang memerlukan minat dan usaha untuk dikuasai. Jadi, di mana anda bermula? Berikut adalah petua penting untuk digunakan pada hari bekerja anda.

Petua Pertama – Jelas sambil tulen dan hormat

Sentiasa bertanya soalan dengan penuh hormat dan bertimbang rasa. Soalan yang menghormati menunjukkan anda menghargai mereka, kepakaran mereka dan pengalaman mereka. Begitu juga, tanya soalan kerana ingin tahu yang tulen, bukan untuk menunjuk-nunjuk atau meletakkan orang lain di tempat kejadian. Soalan ikhlas menunjukkan anda mengambil berat tentang mereka dan topik tersebut dan anda terbuka untuk belajar daripada mereka.

Bingkai soalan anda dengan jelas dan ringkas. Elakkan kekaburan untuk memastikan pasukan anda memahami tujuan dan konteks.

Benarkan senyap selepas bertanya soalan. Cipta masa untuk berfikir. Jangan tergesa-gesa mengisi kesunyian dengan kata-kata anda. Berdiam diri boleh menjadi tidak selesa, tetapi ia juga boleh menjadi produktif. Ia boleh menandakan rasa hormat, minat, dan jangkaan. Ia juga boleh merangsang kreativiti dan wawasan.

Petua Kedua – Kontekstualkan pendekatan anda

Sesuaikan soalan anda dengan individu dan situasi. Pertimbangkan latar belakang, personaliti, keutamaan, matlamat dan tujuan soalan anda. Masa juga penting. Sesetengah pertanyaan paling sesuai untuk mesyuarat pasukan, sementara yang lain mungkin lebih sesuai untuk perbincangan satu lawan satu. Sesuaikan pendekatan anda dengan keadaan.

Walaupun bertanya soalan adalah penting, pastikan ia adalah relevan dan menambah nilai kepada perbualan. Fokus pada kualiti berbanding kuantiti.

Petua Tiga - Gunakan soalan terbuka

Gunakan soalan terbuka untuk menggalakkan respons terperinci dan menggalakkan perbincangan yang bermakna. Soalan-soalan ini selalunya bermula dengan bagaimana, apa, mengapa dan beritahu saya lebih lanjut. Mereka menjemput ahli pasukan anda untuk berkongsi fikiran, perasaan dan pengalaman mereka tanpa mengehadkan mereka kepada jawapan ya atau tidak.

Berhati-hati dengan cara anda mengutarakan soalan untuk mengelak membawa ahli pasukan anda kepada jawapan tertentu. Jadi, daripada bertanya, ‘Tidakkah anda fikir kita patut melaksanakan strategi baharu ini?’ tanya, ‘Apakah pendapat anda tentang strategi yang dicadangkan, dan bagaimana ia boleh memberi kesan kepada matlamat kita?’

Petua Empat – Buat susulan dan jelaskan

Mendengar secara aktif melibatkan memberi perhatian, menghuraikan, membuat refleksi, merumuskan, dan bertanya soalan yang menjelaskan. Ia juga melibatkan mengelakkan gangguan dan pertimbangan.

Apabila anda memberi perhatian, anda boleh bertanya soalan susulan yang bernas. Soalan susulan membina soalan atau respons sebelumnya dan meneroka isu asas, motivasi dan implikasi. Mereka menunjukkan anda berkerjasama, ingin mengetahui lebih lanjut dan menunjukkan minat anda untuk memahami orang itu, bukan hanya mendengarnya.

Contohnya, selepas bertanya, ‘Apakah cabaran utama yang anda hadapi sekarang?’ anda boleh bertanya, ‘Apakah sokongan yang anda perlukan untuk mengatasi cabaran tersebut?’

Ia juga penting untuk menjelaskan dan memastikan semua orang berada di halaman yang sama. Menjelaskan soalan menyemak ketepatan, kesempurnaan dan persetujuan. Mereka membantu mengelakkan salah faham, kesilapan dan konflik. Soalan yang menjelaskan bermula dengan perkataan seperti ‘Adakah…?’, ‘Adakah anda…?’ dan ‘Adakah anda maksudkan…?’. Mereka meminta orang itu mengesahkan, menerangkan atau menghuraikan sesuatu yang mereka katakan.

Jadi, daripada menganggap anda tahu apa yang mereka maksudkan dengan 'Ia rumit', anda bertanya, 'Adakah ia rumit kerana isu teknikal atau pihak berkepentingan?'. Selepas ahli pasukan berkongsi pendapat mereka, anda boleh menjawab, 'Bolehkah anda menghuraikan? Saya mahu memastikan saya memahami perspektif anda sepenuhnya.’

Gunakan soalan reflektif untuk menggalakkan kesedaran diri dan pertumbuhan peribadi. Soalan yang bernas membantu ahli pasukan anda meneroka pemikiran, perasaan, tindakan dan hasil mereka. Soalan reflektif yang baik meningkatkan pembelajaran dan kemajuan dengan meminta orang itu menilai, menganalisis atau merenung sesuatu yang mereka lakukan atau pelajari.

Petua Lima - Menggalakkan pemikiran yang berbeza

Jika anda mahukan inovasi dan untuk menyelesaikan masalah yang kompleks, anda mesti bertanya soalan yang mencabar andaian sedia ada dan menggalakkan pemikiran kreatif. Soalan pemikiran berbeza bermula dengan perkataan seperti 'Bagaimana jika', 'Bagaimana mungkin' dan 'Bayangkan' dan menjemput orang ramai untuk meneroka kemungkinan.

Sebagai contoh, bukannya bertanya, ‘Bagaimana kita boleh menambah baik produk semasa kita?’ anda boleh bertanya, ‘Bagaimana mungkin kita menggunakan teknologi baharu untuk menukar produk atau perkhidmatan kita?’. Dalam konteks penyelesaian masalah, bukannya bertanya, 'Apakah penyelesaian anda untuk masalah ini?' soalan, ‘Bagaimanakah ahli pasukan yang berbeza melihat cabaran yang kita hadapi, dan apakah pandangan yang boleh kita kumpulkan daripada perspektif yang berbeza ini?’

Petua Enam – Terbuka kepada maklum balas

Galakkan ahli pasukan untuk berkongsi pendapat mereka tentang keberkesanan soalan yang dikemukakan semasa perbincangan. Selepas mesyuarat, tanya, ‘Bagaimanakah anda menemui soalan yang kita bincangkan hari ini? Adakah terdapat apa-apa yang anda fikir kita boleh lakukan secara berbeza pada masa akan datang?'

Sebagai sebahagian daripada ini, fikirkan soalan dan kesan anda. Adakah anda fikir soalan anda memberi inspirasi kepada perbincangan yang baik? Adakah mereka menyumbang kepada kemajuan pasukan? Adakah mereka membongkar isu?

Muhasabah diri akan membantu anda memperhalusi dan memperbaiki pendekatan anda.

Jika anda ingin membuat pilihan yang lebih baik dalam hidup anda dan di tempat kerja, mulakan dengan soalan. Apabila anda menerima seni soalan yang baik, anda meninggalkan andaian. Anda menerima kuasa rasa ingin tahu dan apa yang datang apabila anda meneroka dan membezakan daripada menganggap dan menerima.

Ini pertama kali diterbitkan di michellegibbings.com

Artikel ini diterjemah daripada artikel:

What’s Your Guiding Question?

Diterjemah oleh: Amirah Nadiah

Sila Kongsi

Perkembangan Peribadi

Tag: Sumber Manusia

Michelle_Gibbings_online_2b872ab570.jpg

Michelle Gibbings ialah pakar tempat kerja dan pengarang tiga buah buku yang memenangi anugerah. Buku terbaharu beliau ialah 'Bad Boss: Apa yang perlu dilakukan jika anda bekerja untuk seorang, menguruskan satu atau menjadi seorang'. www.michellegibbings.com.

Alt

Cadangan Buat Kamu

Diri

Cara Berhenti Cakap Negatif kepada Diri Sendiri: 15 Amalan

Oleh Gregg Vanourek. Orang sering mendapati diri mereka tidak mempunyai keyakinan untuk langkah seterusnya, dan lebih kerap daripada tidak bercakap diri negatif yang akan menghalang kita. Temui cara untuk meredakan suara kritikal itu untuk minda yang lebih memupuk.

Jul 11, 2023 3 Minit

Wanita

Kehidupan Seharian Pekerja Gudang Wanita di NinjaVanMalaysia

Pernah terfikir bagaimana rasanya menjadi seorang wanita yang bekerja dalam industri yang kebanyakannya didominasi oleh lelaki? Dalam video ini, kami berbual dengan Nurazlin, seorang pekerja gudang wanita di #NinjaVanMalaysia, untuk mengetahui lebih lanjut tentang pengalaman dan kejayaannya sebagai seorang wanita dalam dunia lelaki.

Mar 15, 2023 10 Min Video

Jadilah Pembaca Leader’s Digest