Nuansa E-mel yang Tidak Dilepaskan: Menyemak Vs. Memproses

Nov 24, 2022 3 Minit
Nuansa E-mel
Sumber:

Gambar oleh Solen Feyissa dari Unsplash.

Pengurusan E-mel yang Berkesan

Untuk memenangi semula kawalan masa kita dan memberi diri kita ruang untuk berhenti seketika, merenung dan memikirkan pemikiran kita sendiri, kita memerlukan sempadan antara kita dan saluran komunikasi digital kita. Kita hanya perlu kurang menyentuh e-mel kita setiap hari. (Garis panduan ini sebenarnya digunakan secara sama rata untuk semua pemesejan dan komunikasi berasaskan papan kekunci, sama ada Slack, IM atau Teams.) Itulah sebabnya saya sangat menyokong amalan Semakan Selang: mencipta tempoh masa apabila kita sengaja menahan diri daripada menyemak e-mel dan memanjangkan selang antara "hits" e-mel.

Tetapi selepas bertahun-tahun memberitahu orang ramai untuk hanya menyemak e-mel pada masa tertentu, menjadi jelas bahawa ramai yang kehilangan definisi utama yang menyokong keseluruhan amalan. Mereka tidak memahami perbezaan kritikal antara pemeriksaan dan pemprosesan.

Mengasingkan "Menyemak" dan "Memproses"

Jadi mari kita jelaskan sekarang: menyemak ialah apabila anda keluar ke peti mel anda, kumpulkan mel dan carik semuanya; pemprosesan ialah apabila anda menuangkan secawan teh, ambil buku cek anda dan bekerja melalui timbunan mel sebelum anda.

Untuk definisi yang lebih literal:

  • Menyemak E-mel: Tindakan mengumpul dan membuka e-mel baharu
  • Memproses E-mel: Mengambil tindakan, menyusun dan menghapuskan e-mel sedia ada dalam peti masuk anda

Anda akan segera menyedari bahawa pemprosesan adalah adik tiri yang hodoh di bola ini. Menyemak adalah perjalanan penuh keseronokan kemungkinan. Malah e-mel yang memberi tekanan, pada akhirnya, merangsang. Pemprosesan ialah memotong rumput pada hari sembilan puluh darjah—atas dan bawah, atas dan bawah. Ia adalah kerja yang berpeluh, tidak memaafkan dan kurang menyegarkan dalam segala hal berbanding rakan seksinya.

Dan ada satu lagi sebab kita cenderung untuk menangguhkannya. Dopamine, bahan kimia gembira yang dikeluarkan apabila anda menyelesaikan tugas, dicetuskan oleh ketidakpastian dan kebaruan pemeriksaan, bukan irama pemprosesan yang membosankan. Satu membuat anda tinggi, dan satu membuat anda mengeluh.

Petua Bertentangan

Jadi bagaimana kita boleh menyemak e-mel hanya pada masa tertentu tetapi masih menghabiskan masa dalam persekitaran peti masuk kita untuk diproses? Teknik teras, dan yang paling berlawanan, adalah untuk belajar memberi perhatian kepada e-mel tebal hanya pada masa tertentu. Kita mesti melatih diri kita untuk memproses melalui e-mel yang tidak tebal tanpa ditarik balik ke perkara baharu (menyemak bila kita sepatutnya memproses.)

Antara masa apabila anda merasakan adalah strategik untuk menyemak e-mel anda, cuba elakkan mata anda daripada kandungan berani baharu. Cuba buat dari bahagian bawah peti masuk anda pada item yang telah anda buka tetapi belum selesai. Hanya proses, klik satu demi satu melalui mel lama yang tidak ditebalkan. Walaupun anda melihat item baru yang dicetak tebal, melatih diri anda untuk "melihatnya tetapi belum membukanya lagi," memberikan anda sedikit kawalan.

Tetapi, Tetapi, Tetapi. . .

Jika sesuatu menarik perhatian anda dan anda rasa anda mesti membukanya (cth., ia kritikal atau daripada bos anda), teruskan. Ini adalah amalan yang sangat lembut, tetapi lama-kelamaan anda akan melihat bahawa dengan melatih mata anda menjauhi bahagian tebal peti masuk anda, anda memperoleh semula sedikit kawalan. Ingat bahawa tidak lama lagi, ia akan menjadi masa semak, dan anda boleh menggaru gatal itu.

Artikel berkaitan: Mesej Palsu oleh Bill Gates dan Iktibar yang Dapat Dipelajari

Di antara semakan, adalah penting untuk mengalih keluar sebarang tetingkap timbul atau pemberitahuan yang tidak diingini yang akan menarik anda kembali ke e-mel baharu—bergerak ke arah sifar pemberitahuan apabila boleh.

Banyak kali kita terpaksa atau sengaja memilih untuk mengakses e-mel baharu antara semakan. Mungkin anda berinteraksi dengan bos anda melalui e-mel dalam irama yang tidak boleh dijeda, atau anda sedang menunggu panggilan persidangan yang tiada sesiapa yang muncul. Pada masa ini, hanya buka dan gunakan tetingkap carian program e-mel anda. Dengan cara ini, anda boleh mengakses e-mel baharu secara terpilih untuk pihak individu sambil tidak ditarik balik ke seluruh barisan yang sedang menunggu anda. Sesetengah orang suka menyemak nama penyelia mereka sekali setiap jam hanya untuk melegakan kebimbangan sambil menjauhkan diri daripada sebahagian besar mel baharu mereka.

Memproses e-mel tidak perlu berasa seperti anda menolak batu besar, tetapi memerlukan masa dan disiplin untuk membangunkan dan mengekalkan tabiat yang sihat dan produktif. Ia mungkin terdengar mustahil, tetapi saya berjanji ia boleh dilakukan dan pastinya patut dicuba. Anda akan kagum dengan berapa banyak produktiviti tersembunyi yang akan anda temui.

Artikel ini diterjemah daripada: An Email Nuance Not to Miss: Checking Vs. Processing

Sila Kongsi

juliet_1134b1_995f210a6c.jpeg

Juliet Funt ialah pengasas dan CEO di JFG (Juliet Funt Group), yang merupakan firma perundingan dan latihan yang dibina berdasarkan pengajaran popular CEO Juliet Funt, pengarang A Minute to Think.

Cadangan Buat Kamu

Perniagaan

12 Petua dan Strategi untuk Menjaga Pembiayaan untuk Perniagaan Anda

Oleh James Mitchell. Memulakan dan mengembangkan perniagaan yang berjaya memerlukan modal. Sama ada anda memerlukan pembiayaan untuk melancarkan permulaan anda atau mengembangkan syarikat sedia ada anda, mendapatkan pembiayaan boleh menjadi langkah yang mencabar tetapi perlu.

Mar 11, 2024 6 Minit

Graduan wanita

Dilema Seorang Graduan Baru bersama Andrea Chew

Di episod 3, host Waheeda sekali lagi menemubual dengan Andrea Chew; Strategik Projek Partner di Leaderonomics, tentang topik hangat diantara 'fresh graduate' yang mula melangkah ke dunia pekerjaan. Bagaimanakah seseorang graduan baru boleh menyesuaikan diri di tempat kerja? Di sini, Andrea Chew akan berkongsi beberapa tip-tip kepada para siswa dan siswi untuk berkeyakinan lebih tinggi.

Mar 15, 2023 10 Min Podcast

Alt

Kepimpinan Itu Ekstrem

Kepimpinan ekstrem adalah gelagat pemimpin yang hebat. Mereka bijak memilih tindakan yang bersesuaian dengan keadaan dan masa. Untuk membaca artikel berkaitan, klik Kepimpinan Itu Sesuatu Yang Ekstrem!

Jul 16, 2017 3 Min Video

Jadilah Pembaca Leader’s Digest